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¿Qué contenido debe tener el plan de contratación?

Como vimos en el artículo sobre los tipos de planes de contratación existen múltiples finalidades para este tipo de documentos. La selección de la información que contiene un plan nos permite saber qué tipo de aplicaciones va a tener, cuáles no y la utilidad real que aporta a sus destinatarios. Identificar el contenido del plan permite  detectar la información necesaria cubrir todos los objetivos que deseamos con ellos. En este artículo vamos a hacer una pequeña recopilación de qué información puede contener un plan y en qué área de aplicación dentro de nuestros seis tipos de planes tienen cabida. 

Como cualquier documento informativo un plan de contratación debe dar cabida a toda la información necesaria para poder actuar. Siguiendo este principio, articularemos el contenido del plan por las clásicas preguntas del periodismo.

¿Qué se va a contratar?

Lo primero que debemos tener en cuenta es cuál es el grano del plan: cómo lo vamos a articular. La compra pública tiene licitaciones y contratos. No todos los contratos tienen una licitación (por ejemplo, los contratos menores). Las licitaciones pueden albergar diferentes contratos articulados en los lotes. La articulación debe ser en principio la licitación, dado que es la unidad operativa más frecuente: sería muy poco práctico hacer un plan de contratación referenciado de manera individual cada lote e impediría valorar la finalidad del conjunto del procedimiento de contratación. En los casos de contratos que no incluyan licitación se debe utilizar el contrato para evitar dejar de lado los contratos menores. 

A la hora de considerar lo que se va a contratar se incluye: 

  • El objeto del contrato de la manera más aproximada posible a la licitación o contrato que se creará
  • Si es una licitación ex novo o si es la continuación de un contrato o contratos existentes. 
  • El o los CPVs. Aquí hay una diferencia de opiniones. Aunque muchos planes lo incluyen, como Málaga,  Guillermo Yañez no lo ve necesario. En términos prácticos como operador económico podría ser útil, aunque la manera de presentar los planes de contratación en PDFs hace esta información poco útil. Ponerse a buscar en todos los planes en PDF por CPV es un esfuerzo enorme y no siempre gratificante si tenemos que ir de uno en uno.  Si se publicaran los planes de una manera más granular que pudiera generar alertas o rastreos de servicios de búsqueda de licitaciones si tendría mayor sentido. Por otro lado, en el plano interno de la organización puede tener sentido en términos de documentación y previsión para poder detectar oportunidades de racionalización de los contratos. Si vemos que existen múltiples compras asignadas a los mismos CPVs quizá se pueda optar por un acuerdo marco o un SDA.

¿Cómo se va a contratar?

El cómo es posiblemente la parte con más información de todas, dado que condiciona enormemente la acción de las AAPP y operadores económicos. Sabiendo cómo se contratará podemos planificar tareas y conocer el tipo de oferta que se va a trabajar. En este bloque de información tenemos: 

  • El tipo de contrato que condicionará gran parte del procedimiento en términos documentales y de plazos
  • El tipo de procedimiento es muy importante para los operadores económicos, también por aspectos relacionados a los plazos, a la expectativa de competencia y a las posibles necesidades de trámites previos (inscribirse en el ROLECE) o documentación
  • La división en lotes es una indicación importante de aspectos relativos a volumen o capacidad de contratar de los operadores económicos. Además, puede incluir aspectos importantes en el plano del gasto. 
  • Si incluye reserva social, como hacen en Aragón,  que permita a las empresas generar estrategias que faciliten su adopción
  • Si se aplica la regulación armonizada como hacen en el Cabildo de Tenerife en que influye igualmente en plazos y condiciones de documentación, publicidad y competencia
  • Fuente de financiación en caso de haberla que también tiene implicaciones a la hora de documentación, publicidad, admisibilidad, plazos y control de la ejecución del proyecto. Esto lo vemos en Aragón

¿Quién va a contratar?

El quien tiene importancia en el plano interno y externo de la organización. En el plano interno permite identificar y trazar personas responsables de la promoción del contrato. Para operadores económicos es importante poder tener contacto con los responsables del contrato para tener información acerca del procedimiento y poder preparar ofertas. De cara a la ciudadanía es importante visibilizar la responsabilidad de los proyectos contratados. 

  • Unidad o servicio promotor del contrato. Permite identificar de quién surge la necesidad y a quién hay que contactar para obtener información respecto a las necesidades de la organización. Si lo agregamos en el plano organizativo, facilita identificar responsables políticos y administrativos de cada uno de los contratos. 
  • Persona de contacto. Si hay una persona especializada en la atención de proveedores, es deseable señalarla como persona de contacto tan pronto como se conozca
  • Quién ha llevado el contrato anteriormente. En los contratos que son continuidad de contratos anteriores sería de interés conocer la anterior adjudicataria  por transparencia y por facilitar mayor competencia.

¿Cuándo se contrata?

Los tiempos son fundamentales para la contratación pública. En este caso no vamos a centrarnos solo en el momento de contratación, sino en todo lo referente a los tiempos y vigencia del contrato. La información relevante es: 

  •  Cuándo se planea la licitación o convocatoria del contrato. La planificación de cuándo se licitará permite organizar tareas dentro de la organización y la preparación de los operadores económicos para llegar a tiempo. En ocasiones esta planificación se detalla al día, pero dada la variabilidad que pueden suponer los trámites, una precisión menor puede ser mejor que una información incorrecta. Es por ello que no es descartable el uso de periodos como meses o trimestres estimados, como hacen en Logroño.
  • Inicio de la ejecución. Aunque en muchos casos la ejecución depende meramente de aspectos procedimentales, fijándose en la fecha de formalización, en otros muchos casos es necesario establecer una fecha concreta. Esta fecha se debe publicar como en Aragón.
  • Duración del contrato y prórrogas. La duración del contrato está definida y es una información relativamente sencilla de publicar. Las prórrogas deben informarse, pero esto genera prácticas diferentes. En algunos casos se señala su posibilidad, como en el Cabildo de Tenerife, o se especifican a parte, como en Murcia, y en otras se señalan junto a la duración del contrato (duración + la duración de las prórrogas posibles, como en Las Gabias)

¿Cuánto dinero va a costar?

El punto más crítico corresponde a la economía del proyecto en el plano interno, de mercado y de responsabilidad política. 

  • Presupuesto y valor estimado. La manera de presentar el valor del contrato depende en gran medida de su complejidad y detalle. Si el contrato es muy simple (un solo lote sin prórrogas) el valor estimado del contrato es válido para ambas partes. Conforme se hace más complejo y aparecen lotes y posibilidades de modificación, las necesidades de la organización y las del mercado son distintas. Para la organización el valor estimado del contrato es la referencia evidente. Los operadores económicos apreciarán más en este caso la separación del valor estimado del contrato del presupuesto base de licitación, dado que un valor estimado sin detallar deja bastante incertidumbre respecto a condicionantes como modificaciones o presupuestos. En algunos casos se señala el valor estimado por cada lote o de las prórrogas o las anualidades si procede, como hacen en Molina de Segura
  • Presupuesto o partida presupuestaria asociada que podría aportar una mayor visibilidad a la distribución del gasto y la planificación presupuestaria. En los casos de lotes y anualidades es positivo señalarlas como hemos visto en Molina de Segura. 

¿Por qué se contrata?

En un documento de estas características no corresponde un documento que permita hacer una justificación de la necesidad o la explicación de la insuficiencia de medios. Sin embargo, hay aspectos que explican la motivación del contrato como el programa que financia el contrato o la acción de gobierno vinculada con él. 

¿Para qué se contrata?

La última cuestión entra en la misma línea que la anterior. La planificación como tal no da mucho juego a detallar objetivos concretos del plan, aunque en casos como el del Ministerio de Defensa se detallan algunos aspectos. La mayoría de los planes incluyen una presentación de los objetivos agregados de contratación, lo que permite contextualizar la relevancia de cada uno de los contratos y una posibilidad de evaluar quién y qué se contrata. En todo caso, el para qué es importante para hacer la evaluación del plan, pero esta actividad depende en gran medida de la especificación de todos los apartados anteriores para poder recopilar y analizar esa información.

¿Qué necesita cada plan de contratación?

Vistos los diferentes bloques de información ahora podemos asignar a cada tipo de plan su contenido informativo

Planes internos

Deben recoger toda la información, dado que todos los puntos tratados afectan de una manera directa a la gestión de la contratación en alguna de las etapas

Planes externos

La información a los operadores económicos debe incluir: 

  • Objeto
  • Novedad
  • CPV si se tiene
  • Financiación
  • Reserva Social
  • Lotes
  • Tipo de procedimiento
  • Tipo de contrato
  • Legislación sara
  • Promotor
  • Persona de contacto
  • Publicación
  • Ejecución
  • Duración
  • Prórrogas
  • Fecha de ejecución
  • Importe
  • Anualidades

Planes económicos

Deberían incluir los siguientes puntos: 

  • Objeto
  • CPV
  • Financiación
  • Lotes
  • Unidad promotora
  • Publicación
  • Ejecución
  • Prórrogas
  • Valor estimado
  • Programa
  • Partida presupuestaria
  • Anualidades

Informes de transparencia

De cara a la ciudadanía la información necesaria es: 

  • Objeto
  • Duración
  • Financiación
  • Reserva social
  • Unidad promotora
  • Órgano responsable
  • Programa de adscripción
  • Ejecución
  • Valor estimado

La introducción de cuadros de mando facilitan enormemente este seguimiento, como por ejemplo hace la Generalitat de Catalunya

Planificación a nivel de dirección 

En estos casos las diferencias están más en el nivel de agregación que en el contenido de información. No buscamos tanto el detalle como la trazabilidad de los contratos previstos. Por ello, más que el detalle de cada contrato que se puede consultar, hablamos de agregación por áreas, unidades promotoras y programas si es que lo hay. La información incluiría:

  • Número de contratos
  • Valor estimado
  • Contratos financiados
  • Lotes
  • Tipos de contratos

Información a nivel de participación

La participación incluye datos agregados en torno a unidades promotoras o programas incluyendo: 

  • Valores estimados
  • Número de contratos
  • Fuentes de financiación
  • Reserva social

Además de los objetivos definidos en la presentación del plan. 

Esto es una aproximación a los contenidos deseables y cómo articularlos. Un punto más que interesante será la manera de mantener viva la información del plan a lo largo de su vida útil. En todo caso, dada la poca definición de los planes seguramente haya otras muchas fórmulas y datos que pueden incluirse y que se nos han pasado ¿Se te ocurre alguno?

May 24, 2022
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