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¿Cómo gestionar el plan de contratación?

Tener un plan de contratación es necesario, pero si no se lleva adelante  y se controla no pasa de ser un documento sin efectividad. Cuando se ha creado un documento que plantea las necesidades y acciones de la organización a lo largo de un periodo temporal llega la hora de la verdad: ejecutarlo. La ejecución del plan es lo que le da sentido real. De lo contrario se queda o como un buen propósito o como una fuente de frustración y decepción.

En este post vamos a analizar los principales problemas asociados a la gestión del plan de contratación y cómo convertirlo en un documento vivo que contribuya a realizar la contratación pública de cualquier administración.

Este tema, junto con otros relacionados los tratamos en el webinar sobre planificación de la contratación pública que hicimos en colaboración con el ITICP con Bernabé Palacín y Consuelo Doncel y que puedes ver aquí. Además, puedes al final de este post puedes solicitar nuestra "Guía práctica para crear y gestionar planes de contratación"

Los problemas más habituales en la gestión del plan ¿Qué puede salir mal?

Hay múltiples causas por las que un plan de contratación no salga adelante. Podríamos destacar dos grandes fuentes de problemas:

Causas estructurales

  • Independencia funcional. Los planes los suele coordinar el área de contratación pero se ejecutan por unidades promotoras. Si las unidades promotoras no siguen el plan por diferentes motivos, el plan se queda en un sitio y la contratación se va por otro lado.
  • Falta de asimilación por las partes participantes. Las unidades promotoras y los responsables políticos no consideran el plan como un elemento activo para gestionar la contratación, sino como algo que está ahí. El plan queda ignorado u olvidado. 

Causas informativas

  • Acciones sobrevenidas. A lo largo de un año pueden suceder muchas cosas que eliminan o generan nuevas necesidades, o las transforman. Esto puede afectar al plan reajustando la distribución de recursos. 
  • Los sobreentendidos. Una revisión poco exhaustiva previa de las necesidades de contratación puede hacer que se hayan descartado necesidades reales que estaban ahí y que aparecen en mitad del contrato. 
  • Falta de control del cumplimiento. La falta de recursos o de comunicación efectiva hace que no se realice un seguimiento de qué se hace del plan. 

Una gestión exitosa del plan de contratación depende de la capacidad de encontrar un punto de equilibrio entre la concreción que permite tomar decisiones cotidianas y el detalle que permita hacer un seguimiento efectivo. En todo caso, la gestión debe cubrir estas tareas.

El control de los tiempos 

La parte más visible de un plan de contratación es el calendario de actividades. El plan es básicamente ejecutar los contratos en determinado momento con ciertas condiciones. El control de tiempos requiere: 

  • Hacer un cronograma. Normalmente el plan “tipo excel” es un calendario que muestra hitos fijos y externos como el anuncio previo, la adjudicación y la formalización que puedes estima con nuestra calculadora. Para llegar a estas etapas hay actividades previas que tienen una duración. Es necesario apuntar ese tiempo previo de preparación que va a consumir recursos. 
  • Establecer hitos. Cada contrato tiene un periodo de preparación y creación muy dilatados en el tiempo y con acciones obligatorias con suficiente antelación. Crear hitos en la preparación de cada contrato nos permite anticipar posibles desviaciones. Cuantos más hitos tengamos, mayor información tendremos, pero mayor saturación de información. 
  • Revisiones periódicas. El uso de cronogramas e hitos dan una información individualizada de los contratos, pero el plan tiene una visión de conjunto. Conviene hacer revisiones periódicas del conjunto del programa para poder detectar problemas estructurales o soluciones de conjunto

La comunicación en la gestión del plan de contratación

El plan de contratación requiere una coordinación entre las unidades de contratación y las promotoras como mínimo. Idealmente otros actores, como por ejemplo las unidades de control, también deben participar y, de hecho, pueden aportar una visión transversal de situaciones sobre las que actuar.

Podemos señalar que, cómo norma general, las unidades promotoras deben tener una visión clara de la situación del contrato en cada momento, mientras que las de contratación deben centrarse en los hitos más relevantes y su estado de cumplimiento. Adicionalmente, es necesario informar de: 

  • Incidencias que pueden afectar a la contratación tales como aspectos presupuestarios, de personal, normativos, que tengan impacto en la tramitación de los contratos. 
  • Replanteamientos de necesidades planificadas que pueden cubrirse de diferente manera o que han cambiado con el paso del tiempo. 
  • Reajustes en las condiciones de contratación previstas, como por ejemplo, nuevos calendarios o magnitudes de compra. 
  • Nuevas necesidades. Si surgen nuevas necesidades hay que incluirlas en el plan para tener una visión de la carga de trabajo a esperar para los meses siguientes. 
  • Atención a prórrogas. Las prórrogas tienen un impacto importante en los planes. El uso de una prórroga no genera una gran cantidad de recursos para las unidades de contratación, pero la decisión de no aprovecharla, puede generar una nueva necesidad. Así que, en los casos en los que no se utilice una prórroga es necesario plantear si esa necesidad aparece en el plan en curso o si hay que incorporarla al siguiente. 

Revisión y actualización del plan de contratación

Todos estos cambios requieren cambios a nivel de cada contrato y del propio plan

Cambios en los contratos previstos

Cuando hay un cambio en un contrato planificado hay que modificar: 

  • Las fechas previstas y esperadas
  • Los procedimientos cuando la naturaleza del contrato cambie y, por lo tanto, plazos y requisitos lo hagan también
  • En los casos en los que un contrato cambie y no sea aplicable en el plan actual, se pasa para el próximo plan. Este es el caso de, por ejemplo, un contrato que se planificó como simplificado y por un cambio nos lleva a tener que hacer un procedimiento abierto cuya tramitación supera el ejercicio del plan. 

Cambios en el plan de contratación

Los cambios en cada contrato pueden tener implicaciones en el conjunto del plan. Por ello, es necesario revisar: 

  • Adaptar los plazos y esfuerzo de preparación y licitación de cada contrato cuando hay cambio
  • Incluir las nuevas necesidades planteadas
  • Eliminar necesidades descartadas

Recalcular las cargas de trabajo

Con las revisiones periódicas que hemos señalado del plan, a raíz de los cambios, se debe hacer una revisión de las futuras exigencias de trabajo. Hay que tener en cuenta que entre contratos que cambian de procedimiento, nuevas necesidades, exclusiones y contratos trasladados a futuro, habrá unos nuevos requisitos de trabajo para promotores y unidades de contratación. 

En este proceso es necesario hacer una revisión de necesidades de trabajo y recursos y revisar los contratos y las prioridades que tienen. En los casos en los que no se pueda dar cobertura a todos, es lógico priorizar los contratos que tienen menos prioridad. En caso de que se abran oportunidades, se pueden incorporar nuevas necesidades que no se daban por seguras por falta de medios de tramitación. 

En todo caso, para cualquier contrato que entre o salga del plan, es necesario apuntarlo, dado que no es de esperar que una necesidad desaparezca aunque el contrato no pueda ser tratado a corto plazo. 

Subplanes de contratación

Puede darse el caso de que un conjunto de contratos tenga una serie de características que los hagan merecedores de tener su propio plan interno. Estas características pueden ser: 

  • Gestión por equipos específicos y bien diferenciados en su totalidad
  • Necesidades procedimentales específicas
  • Presupuesto propio o bien identificado
  • Interés estratégico a nivel político u organizativo. 

En este caso es posible plantear un subplan específico que permita centrar la atención de los equipos específicos y gestionar un calendario más adaptado a las características de esos contratos. Además, facilita un seguimiento de este nivel estratégico. Este puede ser el caso de los contratos relacionados con los fondos Next Generation.

Para aprobar con nota: el análisis del plan

Una práctica de enorme utilidad es hacer una revisión del plan cuando se termina. Revisitar todo lo que ha ocurrido nos permite conocer mejor la organización, plantear soluciones para el futuro y mejorar la práctica de la planificación. Esto solo es posible si disponemos de tiempo para hacerlo y se ha tenido un registro de la ejecución del plan y de los cambios. En un análisis del plan debemos tener en cuenta: 

  • El grado de cumplimiento: los contratos que se han realizado, los que no, y los que han aparecido sobre la marcha (realizados o no). 
  • El ajuste temporal: los periodos de desajuste entre lo planificado y lo ejecutado. Si tenemos solo el periodo de formalización, tendremos algo de información, pero si tenemos los hitos previos  podemos avanzar al siguiente punto. 
  • Detección de cuellos de botellas estructurales y procedimentales. A partir del análisis de los hitos y de la identificación de actores responsables, podemos detectar qué procesos o departamentos están generando retrasos sistemáticos. Esto nos permite centrar la atención en nuevos mecanismos de acción y de mejora para el siguiente plan. 
  • Revisar la capacidad de trabajo de la organización. El número de contratos (y tipos) que se han podido gestionar en un año nos da una idea aproximada de la capacidad real de gestión de la organización y estimar necesidades de recursos a futuro. 
  • Reajustar las cargas de trabajo para futuros planes. Con el análisis de capacidad de trabajo de la organización podemos ajustar futuros planes y las prioridades para actuar de manera efectiva. 

El plan de contratación puede ser un activo para el cambio en la gestión de la organización desde la concepción a la detección de necesidades y recursos. Todos estos temas los abordaremos en nuestro webinar de planificación de contratación y en la Guía Gobierto que estamos elaborando y que recibirás si te inscribes aquí. 

Queremos señalar muy especialmente el trabajo del Ayuntamiento de Alcalá la Real que no sólo hace una evaluación cuantitativa del plan de 2022, sino que, además, realiza un análisis estructural de mejora de la contratación local y lo publica en su área de transparencia. Aquí se puede consultar íntegro.

SOLICITA NUESTRA "GUÍA PRÁCTICA DE PLANIFICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA"

Foto de Himesh Kumar Behera en Unsplash

Nov 2, 2022
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