Uno de los problemas más importantes de la contratación pública es la gestión de los tiempos. La realización de un contrato público suele ser cuestión de meses. La duración de los procesos de contratación es un problema para administraciones, que tardan demasiado tiempo en obtener lo que necesitan, y para empresas que pasan largos plazos en una situación de incertidumbre acerca del destino de sus ofertas.
Este problema tiene implicaciones exponenciales: si se gestionan muchos contratos la incertidumbre temporal afecta a cada contrato por separado y al conjunto de ellos.Es fácil encontrar situaciones de tener que resolver varias licitaciones críticas a la vez con poco personal. De ahí la importancia de la planificación de la contratación para evitar estos cuellos de botella, picos de trabajo o, lo que es peor, servicios que se quedan sin proveedor sin margen de espera.
Normalmente hay trabajos, como este de Juan Carlos García Melián, que se centran en la primera decisión temporal de una licitación: el plazo mínimo de recepción de ofertas.En Gobierto hemos querido ir un poco más allá y calcular cuánto se tarda en adjudicar y formalizar cada tipo de licitación.
¿Cuánto tarda en adjudicarse un contrato?
¿Cómo de difícil es estimar lo que se puede tardar en adjudicar un contrato? Es una tarea compleja por varias cuestiones:
- La diversidad de condiciones legales que aplican. La ley estima plazos mínimos de licitación para los contratos. La casuística de tipo de contrato, procedimiento, o régimen aplicable se complica con variantes como la publicidad, el medio de tramitación o la diligencia del contrato.
- Las características de cada licitación. Como anticipamos en nuestro primer estudio sobre los plazos de tramitación de contratos, hay aspectos propios de cada proceso que impactan en el ritmo de su gestión. Temas como la complejidad técnica (generalmente asociada a su importe), los criterios de valoración o el número de ofertas puede dilatar el tiempo de análisis y valoración de cada oferta.
- Todos los imprevistos. Otro factor de incertidumbre es la cantidad de incidencias que pueden afectar en ampliaciones de plazos por correcciones, o la interposición de reclamaciones y recursos que pueden alargar (y mucho) el procedimiento hasta su formalización.
- Las diferentes prácticas en las administraciones públicas. Cada administración tiene sus propias condiciones, necesidades y problemas que hacen que anticipar de manera generalizada los plazos tenga algunas limitaciones. No es lo mismo un ayuntamiento de un municipio de 5000 habitantes con personal muy exigido que una central de contratación.
¿Cómo calcular los plazos de adjudicación de los contratos públicos?
Cuando iniciamos el estudio sobre plazos de tramitación pudimos observar que la duración de los procedimientos de contratación tiene una distribución “relativamente” normalizada. Hay pocos contratos que tardan muy poco tiempo o mucho, y la mayoría se aglutinan en valores intermedios. Si estimamos la media de lo que tarda en adjudicarse un contrato tendremos una orientación relativamente fiable de lo que nos espera.
El análisis no puede limitarse exclusivamente a cuestiones como el tipo de contrato o procedimiento, ya que la casuística es bastante grande. Por ello hemos decidido trabajar sobre tipos de licitaciones. Hemos realizado una combinación de los principales baremos que podemos asociar a una licitación para realizar el cálculo.
Por otro lado, al hablar de procesos extensos en el tiempo hemos optado por estimar plazos intermedios que sean orientativos. Es decir, ofrecemos información sobre:
- El plazo mínimo legal de recepción de ofertas establecido para el tipo concreto de licitación
- El plazo medio de recepción de ofertas (en días naturales) aplicados a la licitación
- El plazo medio de adjudicación de este tipo de licitación
- El tiempo que tarda en formalizarse el contrato.
Todo ello lo hemos obtenido de la información que tenemos en la base de datos de Gobierto Contratación que recoge los contratos publicados en las plataformas de contratación del Estado, Catalunya, Madrid y Euskadi.
Cómo usar la calculadora de plazos de licitaciones
Con esta información hemos creado una hoja de cálculo en Google Sheets (que se puede descargar en Excel y Open Office) para poder calcular los plazos. En ella se introducen los siguientes datos de la licitación:
- Tipo de contrato
- Tipo de procedimiento
- Importe, que nos servirá para identificar si son contratos SARA
- Si están financiados o no por el PRTR
- La diligencia del procedimiento
- Si ha habido anuncio previo de licitación que permite reducir plazos
- Si se permite la presentación de ofertas por medios electrónicos
Con esos datos obtenemos la información de:
- Periodo mínimo de recepción de ofertas
- Plazo medio de recepción de ofertas
- Periodo medio de adjudicación (acumulado desde el día de la publicación)
- Periodo medio de formalización (acumulado desde el día de la publicación)
Para simplificar la herramienta, no realizamos una supervisión de la corrección de los valores introducidos. Alguien puede buscar un plazo para un contrato supersimplificado de obras con un importe de contrato SARA. En estos casos, así como en los que no encontramos suficientes valores, informaremos de que falta información para hacer una estimación. Igualmente pueden aparecer datos de contratos “imposibles” pero aquí los problemas de consistencia de los datos de las plataformas impiden una clasificación más rigurosa.
Los periodos son acumulativos, es decir, si un contrato simplificado de obras tarda unos 77 días en su adjudicación y 90 en su formalización, no son 77 y luego 90, sino que serán esos en total.
¿Para cuándo tendré formalizado el contrato?
Una vez que están completados los valores y tenemos los plazos, se rellena un pequeño gráfico que permite ver la duración de cada etapa.
Sabemos que normalmente la gente no quiere saber cuanto tarda algo en abstracto, sino que puede querer dos cosas: o saber cuando terminará, o saber cuándo tiene que empezar para terminar a tiempo. Por ello tenemos dos cajas más
- Para cuándo lo tendré. Aquí se señala la fecha de publicación y se hace un calendario de cuándo se alcanzará cada hito. Esto es muy práctico para hacer estimaciones tanto de cuándo puede estar listo un contrato, como de si estamos gestionando en un ritmo razonable.
- Para cuándo lo quiero. En este caso indicamos la fecha de adjudicación y se hace una retro-planificación de cuando debería estar publicado el anuncio, cuándo deberían cerrarse la recepción de ofertas y cuándo es razonable esperar la adjudicación.
Planificar los plazos de la contratación con Gobierto Contratación
Hay una serie de atributos generales de los contratos que permiten reducir la incertidumbre, pero esto deja fuera algunas cuestiones adicionales. La licitación es sólo una parte de la tramitación de un procedimiento de contratación. No disponemos de datos de gestiones internas para poder hacer cálculos. Además, al comparar distintos tipos de administración puede haber desviaciones entre la media y la realidad de cada caso.
En Gobierto Contratación damos cobertura a estos dos problemas. Facilitamos a la organización la estimación de los plazos de tramitación de cada procedimiento antes de la licitación para poder calcular cuándo hay que empezar a trabajar. Además, tenemos una estimación de plazos adaptada específicamente para cada organización incluyendo no solo la media, sino los intervalos de confianza que reducen bastante el riesgo de quedarse corto y llegar tarde a adjudicar un contrato.
Todo ello permite gestionar la planificación de la contratación como un instrumento que aborda todas las necesidades temporales y recursos de la organización con un alto grado de certidumbre. Si te interesa ver cómo funciona, puedes pedir una demo.
¿Cómo puedo conseguir la calculadora de plazos de licitaciones de Gobierto Contratación?
Basta con rellenar el siguiente formulario y podrás acceder a ella, guardar una copia en Google Sheets, descargarla y, además, acceder a todos los estudios de Gobierto sobre contratación pública.
Foto de Amol Tyagi en Unsplash
