Jesús Serrano Chacón es Jefe de Servicio de Contratación Electrónica de la Junta de Castilla-La Mancha. De formación Ingeniero Informático, cuenta con varios másters, más de 25 años de experiencia en la administración pública y más de tres años ya como jefe de contratación electrónica.
Con Jesús hablamos sobre la importancia fundamental de asegurar la calidad de los datos en contratación pública. Jesús señala cómo ejemplos que unos datos de calidad nos van a permitir medir y mejorar tanto los procesos (tiempos de tramitación, cuellos de botella) como los resultados (concurrencia real, participación de PYMEs, cumplimiento de objetivos estratégicos como contratos reservados). En cambio, su falta de calidad nos impide identificar dónde focalizar los esfuerzos de mejora, genera problemas de consistencia en su posterior gestión e incluso merma la transparencia y la confianza ciudadana al publicar información inexacta.
Las causas
Jesús identifica varias causas de la mala calidad de los datos:
- Errores de diseño en los sistemas o procesos: Por ejemplo, la falta de procedimientos específicos que lleva a los usuarios a reutilizar otros inadecuados, distorsionando la precisión del dato.
- Repicar datos manualmente en múltiples sistemas lo que genera la posibilidad de errores e inconsistencias.
- Pedir datos cuya utilidad no está clara para el gestor o cuya fuente se desconoce o no es fiable (ej: registrar el tamaño de un empresa, que a menudo el gestor desconoce).
Su experiencia
Para abordar estos problemas en la Junta de Castilla-La Mancha, han empezado con un proyecto piloto centrado en la automatización e integración de sistemas para la contratación menor. Este piloto ha permitido validar la estrategia y obtener beneficios cómo:
- Captura automática y fiable de tiempos de tramitación (integrando gestor de expedientes, portafirmas y sistema de intervención).
- Mejora significativa de la operativa contable, incentivando buenas prácticas al hacerlas más sencillas.
- Reducción de la carga de trabajo manual para los usuarios.
Sus próximos pasos son extender esta automatización a los contratos mayores, con dos focos principales.
Analizar en detalle los tiempos de tramitación para identificar dónde optimizar. Y mejorar la captura y análisis de datos relacionados con la contratación estratégica (impacto de lotes en PYMEs, aplicación de criterios sociales/ambientales). Además, planean usar estos datos de calidad como base para análisis más avanzados y para mejorar el seguimiento de la fase de ejecución del contrato.
Recomendaciones
Las recomendaciones clave de Jesús para administraciones que quieran ponerse a ello son:
- Priorizar la integración de sistemas: Para automatizar la captura de datos, reducir la carga manual y los errores ("hacer lo correcto, lo más fácil").
- Centrarse en la relevancia: Recopilar solo datos para los que se tenga un propósito claro y definido ("preguntarse siempre ¿para qué?"). Si no se va a explotar, no se pide.
- Asegurar la fiabilidad y calidad: Acudir a la fuente original o más fiable posible. Es preferible renunciar a medir algo si no se dispone de un dato certero.
El objetivo final es construir una base de datos sólida y fiable que sirva para el análisis riguroso, la mejora continua de los procesos y resultados, y eventualmente, la aplicación de tecnologías avanzadas en la contratación pública.
https://youtu.be/MCOXJWmiC8k
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