Cuando un contrato finaliza, sea el tipo que sea, es necesario que la Administración compruebe si se ha ejecutado correctamente según lo establecido en el contrato. Este acto debe plasmarse por escrito en un documento que se denomina acta de recepción de contrato.
El acta de recepción del contrato debe redactarse y firmarse dentro del mes siguiente a la entrega o realización del contrato, aunque este plazo puede verse modificado si en el pliego de cláusulas administrativas se justifican las razones (Art. 210 LCSP).
¿Qué contenido debe tener el acta de recepción?
Teniendo en cuenta que el objeto de este documento es dejar constancia de si un contrato se ha ejecutado correctamente o no, el acta de recepción debería contener, como mínimo:
- Identificación del expediente y características principales
- Identificación del contratista
- Fechas de inicio y finalización del contrato
- Personas que intervienen en el acto
- Manifestación favorable o desfavorable sobre la ejecución del contrato
- Firma del documento por los intervinientes
En caso de manifestación favorable, se especificará:
- La recepción de la prestación del contrato por parte de la Administración.
- El inicio del cómputo del período de garantía (art. 243 LCSP)
- En el caso de las obras, se podría añadir que el exceso de mediciones (máximo 10%) se recogerá en la certificación final de obra (apartado 4º art. 424 LCSP), que la recepción del contrato no implica la legalización de las obras y la citación para la medición general de la obra conforme el art. 166 del RD 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento general de la Ley de contratos de las administraciones públicas.
En caso de manifestación desfavorable en la recepción del contrato, se especificará los motivos por los cuales no se recepcionan las obras, las medidas que el contratista debe adoptar y el plazo en las que se deben cumplir.
¿Quién interviene en el acto de recepción?
En relación con los intervinientes en este acto, es necesario diferenciar entre el contrato de obras y el resto de tipologías de contrato.
En el contrato de obra (art. 164 RGCAP), el órgano de contratación es quien fija la fecha del acto, pero deberán asistir:
- la persona que represente a la Administración
- la dirección de las obras
- el contratista
En estos casos, la asistencia del contratista es obligatoria. En caso que no asista, la Administración le notificará un ejemplar del acta y le ofrecerá 10 días para manifestar las alegaciones oportunas.
Es relevante tener en cuenta que, con independencia de quien intervenga en el acto de recepción de un contrato, esta acta (que tiene carácter de administrativo) es unilateral, en el sentido de que consiste en plasmar únicamente la decisión de la Administración sobre el cumplimiento del contrato. La presencia del contratista en este acto se produce solo a los efectos de garantizar su audiencia.
En cambio, en los contratos de distinta naturaleza, como sería el contrato de servicios o suministros, este acto no está especialmente regulado ni en la ley ni en el reglamento de contratos públicos, de modo que únicamente se exige documento formal de recepción del contrato por parte de la Administración dentro del mes siguiente a la entrega o realización del contrato. Por lo tanto, no es necesario convocar a las partes para realizar este acto.
¿Qué efectos tiene este documento?
El acta de recepción puede concluir, como hemos dicho, de forma positiva o negativa, en función de si se ha cumplido correctamente o no el objeto del contrato.
En el caso de recepción favorable, el principal efecto es el inicio del cómputo del período de garantía, transcurrido el cual sin objeción se extinguirá la responsabilidad del contratista. Hay algunos contratos, como por ejemplo sería un servicio de cátering, que por su naturaleza no tienen período de garantía, de modo que con el acto de recepción favorable del contrato finalizará el mismo y la responsabilidad del contratista.
Asimismo, según el apartado cuarto del Art. 210 LCSP, a excepción del contrato de obras, dentro de los treinta días siguientes desde la fecha del acta de recepción, deberá acordarse y notificarse la liquidación del contrato y abonar el saldo pendiente de pago. En caso de que la factura se entregue con posterioridad al acto de recepción, los treinta días empezarán a computar desde su presentación.
En el caso del contrato de obras, en el plazo de tres meses desde la recepción de las obras, el órgano de contratación debe aprobar la certificación final de obras y liquidar el contrato. A partir de la recepción de las obras, también empezará a contar el plazo de garantía, que, en este caso, no puede ser inferior a un año. Hay la posibilidad, en los contratos de obras, de hacer recepciones parciales de partes de la obra que sean susceptibles de ser ejecutadas en fases y entregables al uso público.
En el contrato de concesión de obra, es importante tener en cuenta que la recepción de las obras no se realiza cuando terminan estas porque en este momento las obras están en posesión del contratista para su explotación. El momento en el que se produce el acto de recepción del contrato es a la finalización de la concesión, cuando se entregan bienes e instalaciones al órgano de contratación.
Por el contrario, y esto es aplicable a todo tipo de contrato, si la recepción es desfavorable, realmente no se estará recepcionando el contrato sino que se especificarán los motivos de la decisión y se notificará al contratista otorgando un plazo para su cumplimiento.
Las actas de recepción en la práctica
Es habitual que las recepciones de los contratos se realicen con cierta rapidez y sin verificar con detalle las condiciones del objeto del contrato, sobre todo en el caso de las obras.
Antes, la normativa regulaba dos fases de recepción: la provisional y la definitiva, de modo que la Administración tenía cierto margen de corrección entre una y otra. No obstante, ahora solo existe un solo acto de recepción, de modo que si este se realiza favorablemente, la Administración, en principio, ya no podría mostrar su disconformidad a posteriori, excepto que haya vicios ocultos. Esta situación ha dado lugar a numerosas controversias y litigios entre Administraciones y licitadores.
En algunas situaciones, puede seguir existiendo responsabilidad del licitador atendiendo a la gravedad de los defectos y a la posibilidad de probar que eran existentes en el momento del acta de recepción. Algunos tribunales también lo permiten teniendo en cuenta la existencia de trámites posteriores al acta de recepción tales como la medición, certificación, comprobación y liquidación final.
Para saber más
Dictamen del Consejo Consultivo de Castilla la Mancha 435/2020:
“Es así, a juicio de este Consejo, que la emisión de un acta de recepción de la obra incursa en errores involuntarios o en falsedades deliberadas no conlleva necesariamente efectos definitivos o inatacables que no puedan ser puestos en entredicho en la multiplicidad de trámites de medición, certificación, comprobación y liquidación final previstos legal y reglamentariamente.”
Informe de la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado 77/2021
El representante de la Administración contratante en la recepción de un contrato de obras debe ser -por exigencia de LCSP- un funcionario que tenga la preparación técnica suficiente para ejercer adecuadamente sus funciones. Tal preparación dependerá de las características y condiciones del contrato en cuestión.
El órgano de contratación podrá designar a un funcionario técnico que preste sus servicios en la Administración contratante. Si carece de técnicos adecuados podrá designar a un facultativo que preste sus servicios en la Diputación Provincial que delegó la competencia para contratar.
Informe de la Junta Consultiva de Contratación Pública del Estado 67/2021
Conforme a lo previsto en LCSP disp. adic. 3ª 3, los actos que quedan excluidos de la presencia del interventor, o de la persona en quien delegue, en el acto de comprobación material de la inversión en el caso de los contratos públicos de las Administraciones Públicas locales son los contratos menores, y no otros tramitados por diferente procedimiento, aunque su cuantía no exceda la propia del contrato menor.
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