Es probable que tengas la idea de que conseguir contratos (licitar) con el sector público es un proceso complicado. Lo es. Pero también es cierto que una vez que lo has hecho te das cuenta de que no es para tanto.
Los trámites son tediosos y el proceso no es rápido, pero una vez que entiendes la estructura del proceso y una serie de características sobre el mundo de la contratación pública, licitar no es para tanto.
En esta guía te damos las nociones básicas para que le pierdas el miedo y puedas enfrentarte a tus primeras licitaciones con tranquilidad, orden y eficacia.
Esta guía es un resumen de nuestro Curso de introducción a la contratación pública - si estás pensando en empezar en este mundo, puedes hacer nuestro curso de forma gratuita.
En este artículo:
- ¿Qué es una licitación pública?
- ¿Cómo encontrar contratos públicos a los que presentarme?
- ¿Cómo saber si estoy preparado para presentarme a una licitación?
- ¿Cómo participar en una licitación pública?
- ¿Cómo obtengo la información sobre lo que exige una licitación?
- ¿Qué trámites o requisitos previos necesito cumplir?
- ¿Cómo preparo la oferta para una licitación?
- ¿Cómo envío la oferta?
- ¿Cómo se evalúa una licitación pública?
- ¿Cómo ganar una licitación pública?
- Conclusión
¿Qué es una licitación pública?
Una licitación pública es un proceso mediante el cual una entidad pública busca proveedores para adquirir bienes o servicios y adjudica los contratos. La entidad pública emite un documento llamado pliego de condiciones, que describe los requisitos que deben cumplir los proveedores interesados. Los proveedores interesados presentan sus ofertas, y la entidad pública las evalúa y selecciona al proveedor que mejor cumpla con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones.
En España, la contratación pública está regulada por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público. Esta ley establece los procedimientos que deben seguir las entidades públicas al realizar una licitación pública, así como los derechos y obligaciones de los proveedores interesados.
Existen varios tipos de contratos: suministro, servicios, obras...
Existen varios tipos de procedimientos (cómo se contrata):
- Abierto (con varias modalidades, como abierto simplificado):
- Restringidos
- Licitación con negociación
- Contrato menor
Todo el detalle sobre los procedimientos en nuestro post (aunque ahora mismo probablemente no te hará falta).
Si estás empezando, probablemente harás contratos menores y procedimientos abiertos simplificados.
Importante: no existe una obligación de publicar una convocatoria de un contrato menor (aunque algunas entidades lo hacen). Los contratos mejores se utilizar para contratos pequeños y necesidades puntuales, y normalmente surgirán de una relación preexistente con la entidad adjudicadora.
¿Cómo encontrar contratos públicos a los que presentarme?
Los adjudicadores tienen la obligación de dar transparencia a sus anuncios de licitación: es decir, que se hacen públicos en las webs oficiales, el "perfil del contratante", de cada entidad. La Plataforma de Contratación del Sector Público aglutina los perfiles del contratante de muchas entidades. Además, existen plataformas de contratación específicas en algunas comunidades autónomas.
La usabilidad de estas herramientas a veces es mejorable. Esto ha dado pie a distintas herramientas que se encargan de recopilar toda la información y permitir búsquedas más ágiles, además de permitir configurar alertas y en algunos casos analizar datos. Nuestra herramienta, Gobierto Contratación, es una de ellas.
Tienes más detalle en nuestro artículo Cómo buscar licitaciones publicas.
¿Cómo saber si estoy preparado para presentarme a una licitación?
Puede que una entidad pública nos haya contactado para pedir información porque les interesan nuestros productos o servicios. O puede que nosotros pensemos que podemos vender a la administración pública.
En ambos casos debemos tener en cuenta dos factores clave:
- Solvencia técnica: que sepas hacer lo que se pide. Esto no vale solo con decirlo, tienes que ser capaz de demostrarlo. Esta demostración normalmente se realiza mediante certificados de los clientes con los que hayas hecho trabajos similares, ya sean públicos o privados. Además de una petición general, en las licitaciones se exigen muchas veces aspectos específicos que debemos comprobar que podemos cumplir. Por ejemplo: perfiles profesionales especializados, contar con determinadas certificaciones, tener experiencia en tecnologías o técnicas concretas...
- Solvencia económica: además, tienes que haber hecho trabajos por un importe mínimo determinado. La solvencia económica se suele distribuir en dos partes: facturación total de la empresa, y facturación específica en proyectos similares. En cada licitación se definen estos límites, aunque por regla general puedes contar con que tu facturación total en alguno de los últimos 3 ejercicios cerrados sea al menos como el presupuesto base de licitación.
¿Cómo participar en una licitación pública?
En los procedimientos más habituales se realizará la publicación del anuncio de licitación y habrá un plazo de recepción de ofertas. Este puede ser de entre unos 10 y 30 días naturales. Por lo que en este plazo tendrás que enterarte de la licitación y preparar tu oferta.
Por esta razón es muy importante tener un servicio de alertas que te avise nada más se haya publicado la licitación. Te contamos más sobre cómo funcionan las alertas de licitaciones públicas en nuestro blog.
Una vez que una licitación está en periodo de recepción de ofertas, tendrás que preparar todos los documentos y realizar la presentación a través de la plataformas de contratación correspondiente.
¿Cómo obtengo la información sobre lo que exige una licitación?
Las licitaciones contienen dos documentos principales, los llamados pliegos:
- Pliego de prescripciones técnicas (o PPT): donde se detalla lo que se contrata -- la "prestación" que se solicita. Este documento especifica los requisitos técnicos, funcionales y de calidad que deben cumplir los bienes o servicios que se van a adquirir a través de la licitación pública. Además, el PPT puede contener anexos con modelos de documentos que deben presentarse como parte de la oferta, como muestras, planos, certificados, entre otros.
- Pliego de condiciones administrativas particulares (o PCAP): donde se detalla cómo se contrata -- procedimiento, plazos, presupuesto, solvencias exigidas, forma de presentación de la oferta, documentos a presentar... Suele contener anexos con modelos de los distintos documentos que hay que presentar, como la oferta económica, criterios automáticos...
Además, se suelen publicar documentos administrativos sobre la tramitación del expediente de contratación, aunque no tienes que preocuparte de estos. Más sobre pliegos en nuestro glosario.
¿Qué trámites o requisitos previos necesito cumplir?
Hay algunos trámites que es conveniente realizar con anticipación una vez que tienes claro que te vas a presentar a una licitación, porque si no tendrás que hacerlo deprisa y corriendo y puede que no te de tiempo.
- Certificado electrónico: La presentación de las ofertas en las plataformas de contratación te exigirá casi siempre un certificado electrónico. Una empresa está obligada a relacionarse de forma electrónica con la administración pública, así que es muy probable que ya tengas tu certificado, pero comprueba que lo tienes activo (no está caducado) e instalado y funcionando en el equipo que utilizarás para realizar la presentación de la oferta.
- Probar la plataforma de contratación: para evitar sorpresas, haz el proceso de registro y la simulación de la presentación de una oferta. Muchas plataformas te exigen descargar algún software específico: hazlo con antelación para detectar posibles problemas. Los aspectos técnicos a veces son un mundo dependiendo del equipo desde el que haces el proceso.
- ROLECE: El ROLECE (Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado) es un registro administrativo en España que tiene como objetivo clasificar y acreditar a las empresas que deseen participar en licitaciones públicas. Este registro es gestionado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. En teoría es un sitio donde subes información sobre tu empresa (cuentas anuales, escrituras, etc) y así cada entidad luego no te tiene que pedir esta información. En la práctica, aunque subas toda la información habrá entidades que te sigan pidiendo cosas específicas. Pero tienes que estar en el ROLECE.
- Certificados de solvencia: en muchas licitaciones te pedirán certificados de haber realizado trabajos similares para acreditar tu solvencia técnica y económica. Así que nuestra recomendación es que según vayas realizando (y finalizando) trabajos con la administración vayas pidiendo los certificados y los tengas archivados. Si todavía no has hecho ningún contrato público no tendrás todavía nadie a quién pedírselos; pero si has hecho proyectos similares con empresas privadas, podrás presentar declaraciones responsables.
¿Cómo preparo la oferta para una licitación?
La preparación de la oferta supone completar todos los documentos que exijan los pliegos. Se dividirán fundamentalmente en dos categorías:
- Oferta o memoria técnica/funcional: en los pliegos normalmente se pedirá rellenar una oferta técnica describiendo el producto o servicio, forma de proporcionarlo, planes de formación, implantación, etc. siguiendo un índice establecido en el pliego. Este índice a veces irá relacionado con los criterios de evaluación (aunque en muchas ocasiones te piden por un lado seguir un índice, y luego te evaluarán aspectos determinados). Hay procesos más simples donde no es necesario presentar oferta técnica.
- Documentación administrativa: los más importantes son el documento de oferta económica y el de criterios evaluados automáticamente (no siempre se piden). Además, tendrás que rellenar una serie de modelos: declaración responsable, autorizaciones, el DEUC...
Revisa los pliegos y haz una lista de todos los documentos exigidos para llevar un control.
Cada tipo de documento se incluye en un “sobre”. Antiguamente eran sobres de papel diferenciados, hoy en día son sobres virtuales en la plataforma de contratación. Cada sobre se abre en un momento y con un orden específico, por lo que es muy importante incluir cada documento en su sobre. Si te equivocas, puede ser causa automática de exclusión del proceso.
¿Cómo envío la oferta?
Una vez que tienes todos los documentos preparados deberás presentarlos en la plataforma de contratación correspondiente. Hay varias, y aunque tienen un funcionamiento general que es similar, varian en cuando a cómo se realiza cada uno de los pasos y los requisitos técnicos (software que debes instalar en tu equipo, etc.).
Los pasos generales son:
- Alta en la plataforma o la licitación
- Completar formularios
- Subir los documentos de la oferta
- Revisar y firmar (con certificado electrónico) la oferta
- Enviar
¿Cómo se evalúa una licitación pública?
Mediante los criterios de adjudicación. En los pliegos administrativos de cada licitación se define cómo se evaluará. Suelen existir tres componentes principales (aunque dependiendo del tipo de procedimiento puede llegar a evaluarse solo el precio):
- Precio: se define una fórmula en la que se asigna el máximo de puntos al mejor precio, y luego proporcionalmente a los demás en base a lo que se hayan alejado del mejor precio.
- Criterios automáticos -- evaluables mediante fórmulas: por ejemplo, mejora en el tiempo de respuesta ante una incidencia, mejora en el periodo de garantía, número de recursos puestos a disposición, etc.
- Criterios subjetivos -- Criterios cuya valoración depende de un juicio de valor: un grupo de personas realizará una valoración de la memoria técnica, en base a los criterios definidos en los pliegos.
En cada licitación se define cual es el peso de cada uno. En muchas ocasiones el precio llega a pesar la mitad o más, por lo que es un factor clave. Aunque puntúes muy bien en los criterios automáticos o subjetivos, si te alejas mucho del mejor precio será muy complicado que ganes.
Todo el detalle en nuestro post sobre los criterios de adjudicación.
¿Cómo ganar una licitación pública?
Como el precio suele tener bastante peso, es interesante tener una idea de quién es probable que se vaya a presentar y qué bajas suelen realizar. En muchas ocasiones realizar el esfuerzo de presentarse a una licitación supone bastante trabajo, por lo que perder por una pequeña diferencia en el precio a veces no merece la pena.
Al mismo tiempo, debes ser realista con tus costes para no acabar ganando una licitación que te hace perder dinero.
En el proceso de adjudicación los órganos adjudicadores publican actas de las mesas de contratación, que son los hitos en los que han abierto cada uno de los sobres. Si hay criterios subjetivos se suele publicar el documento que los evalúa, donde la entidad justifica la puntuación que ha asignado. Esto te puede servir para entender cómo evalúa una entidad de cara a enfocar mejor tu oferta.
Recuerda que puedes buscar licitaciones públicas con herramientas como la nuestra. Puedes empezar una prueba gratuita.
Conclusión
Presentarse a una licitación pública puede resultar abrumador a priori, pero la estructura y pasos a seguir son siempre similares.
Haz un ensayo previo, adelanta con los requisitos que puedas anticipar y prueba con una licitación pequeña donde el volumen de documentación exigida será menor.
Recursos
- Si quieres profundizar, te puedes apuntar de forma gratuita a nuestro Curso de introducción a la contratación pública.
- Puedes consultar nuestro glosario sobre contratación pública.
