Este artículo ofrece consejos específicos para facilitar que las pymes, especialmente las locales, participen en la contratación pública. Se abordan las claves para atraer a estas empresas sin generar complicaciones como recursos, quejas o contratos anulados, basándose en la experiencia práctica de profesionales del sector.
Acerca de Ylenia Díaz Morán
Ylenia Díaz Morán es una profesional de la contratación pública con experiencia en la implementación de medidas para fomentar la participación de las pymes en la licitación. Su trabajo en el Ayuntamiento de Riba-roja de Túria le ha permitido desarrollar y aplicar estrategias efectivas en este campo, así como en la innovación en la compra pública.
Las 10 claves sobre cómo atraer pymes a la contratación pública
- El impulso de la ley: "Una de las ventajas que tenemos con la ley de contratos del sector público es que realmente desde el propio preámbulo ya incentiva y recoge la necesidad de fomentar la participación de las pequeñas y medianas empresas".
- La planificación es fundamental: "Es fundamental planificar, porque si planificamos vamos a tener mucho ganado. Y hacer posible, hacer público lo planificado para que las pymes encuentren con más tiempo para saber por dónde va a ir tu administración".
- La división en lotes: "Una de las maneras clave de la nueva ley de contratos públicos es la división en lotes. Esto es fundamental, aunque exige un esfuerzo especial para ver bien cómo se hace".
- Ajustar la solvencia: "Es súper importante ajustar las solvencias. Tenemos que ver muy bien qué es lo que queremos contratar y en función de eso poner solvencias, tanto técnicas como económicas, que sean proporcionales".
- Una oficina de atención: "Nos ha resultado muy útil crear una oficina de atención al licitador, aunque sea una como la nuestra de andar por casa, gestionada por los mismos del departamento".
- Ofrecer formación: "Una cuestión también fundamental es ofrecer formación. Una formación que no sea demasiado densa y pesada, pero sí ajustada a sus necesidades, que les permita conocer cómo se accede al perfil de contratante o cómo se presenta una oferta".
- Simplificar los procedimientos: "Tenemos que hacer unos pliegos que se entiendan. Y el procedimiento, cuanto más simplificado, mejor. Si hay que rellenar un documento, que sea autorrellenable, que no obligues a redactar, escanear y firmar cosas raras".
- Normalizar los pliegos: "Si los pliegos además están normalizados, también ayudas, porque una persona que se ha presentado una vez ya sabe más o menos cómo manejarse en las siguientes".
- Usar sistemas dinámicos de adquisición: "Son muy interesantes los sistemas dinámicos de adquisición. Si promovemos que las pymes de nuestro entorno se adhieran, es un sistema que está muy bien porque van a recibir cada vez que se lance un contrato derivado una oferta".
- Analizar los datos: "El análisis de datos es muy importante. En la formalización hay un campo que tienes que rellenar si el contrato se ha adjudicado a una pyme, con lo cual puedes ver qué porcentaje de contratos tienes adjudicados a pymes y cómo te ha ido".
La conversación con Ylenia Díaz Morán
Hoy hablamos de un tema que interesa a muchos pero que no siempre se gestiona bien: cómo atraer pymes a la contratación pública. ¿Qué consejos puedes darnos?
Una de las ventajas que tenemos con la nueva ley de contratos del sector público es que, desde el propio preámbulo, ya incentiva y recoge la necesidad de fomentar la participación de las pequeñas y medianas empresas. Ahí tenemos un apoyo. Lo que ocurre es que las medidas que nos marca para fomentar esa participación y simplificar los trámites no son de aplicación automática.
Esto nos devuelve al hándicap de siempre en la contratación pública local: la falta de medios en pequeños municipios y la necesidad de mayor profesionalización, porque muchas de las medidas exigen un esfuerzo especial. Pero el hecho de que la ley ya recoja que esto es necesario es un acicate importante.
Estrategias fundamentales para empezar
¿Cuáles serían los primeros pasos o las medidas más esenciales para fomentar esta participación?
Una de las cuestiones clave, como en casi todo en contratación pública, es la planificación. Es fundamental planificar, porque si lo hacemos vamos a tener mucho ganado. Y, a ser posible, hacer público lo planificado. Esto permite que esas pequeñas y medianas empresas dispongan de más tiempo para saber qué necesidades va a tener tu administración y puedan ir preparándose, sin contar solo con el estricto plazo legal al que todos nos acogemos. Si planificamos, quizás podríamos conceder un plazo mayor de presentación de ofertas, pero normalmente todos vamos con prisas y nos ajustamos al mínimo legal.
Si planificamos, también podemos pensar un poquito más en una de las maneras clave que ofrece la ley: la división en lotes. Esto es fundamental, aunque claro, exige un esfuerzo especial para ver bien cómo se hace. Además, requiere una cierta pedagogía hacia el personal de la casa, porque para el responsable del contrato resulta mucho más sencillo controlar a un solo contratista que a tres, cuatro u ocho. Pero es importante hacer este esfuerzo, porque es una medida muy efectiva. La ley la marca como prioritaria y, en principio, tendríamos que tender a esta división, que quizás no ha tenido todo el éxito que debería pero poco a poco se va utilizando más.
Además de los lotes, ¿qué otro aspecto es crucial al preparar los pliegos?
Ajustar las solvencias es súper importante. Tenemos que ver muy bien qué es lo que queremos contratar y, en función de ello, poner solvencias tanto técnicas como económicas que sean proporcionales. No se trata de irse al otro extremo y pedirlas "a lo loco", pero sí es necesario ajustarlas, porque si pedimos unos requisitos que solo grandísimas empresas pueden cumplir, nos perdemos muchas oportunidades de conocer a pequeñas y medianas empresas que pueden ser muy interesantes.
Medidas proactivas de apoyo y comunicación
Mencionabas que estas medidas requieren un esfuerzo. ¿Qué acciones de apoyo directo a las pymes habéis implementado?
A nosotros, por ejemplo, en el ayuntamiento nos ha resultado muy útil crear una oficina de atención al licitador. Creo que, en la medida de lo posible y si se tienen medios, estaría muy bien. Aunque sea una oficina como la nuestra, "de andar por casa", gestionada por los mismos del departamento. Muchas pymes no cuentan con personal especializado, al igual que a la administración le falta profesionalización.
Esta oficina puede ayudar mucho, y es importante que ofrezca cuantos más canales de comunicación mejor. No hay que limitarse a los medios oficiales; podemos atender personalmente, por redes sociales, por correo electrónico o incluso desplazándonos. Se trata de ser muy multicanal para poder ayudar realmente a estas empresas a conocer mejor el mundo de la contratación pública.
¿Esta ayuda incluye también la formación?
Sí, una cuestión también fundamental es ofrecer formación desde esta oficina. Nosotros en el ayuntamiento lo hemos hecho y es muy útil. Una formación que no sea demasiado densa, porque las pymes no disponen de mucho tiempo, pero sí ajustada a sus necesidades, que les permita conocer cuestiones básicas: cómo se accede al perfil de contratante, cómo se presenta una oferta... Son las cuestiones fundamentales que les pueden ayudar y orientar, y es algo que se agradece mucho.
Simplificación y herramientas avanzadas
¿Cómo se puede facilitar el proceso desde el punto de vista de los propios documentos y procedimientos?
Hay que normalizar y simplificar los procedimientos de contratación. Tenemos que hacer unos pliegos que se entiendan. Cuanto más simplificado esté todo, mejor. Si hay que rellenar un documento, que sea autorrellenable, que no obligues a redactar, escanear y firmar cosas raras.
Nosotros ahora en los pliegos hemos añadido lo que llamamos el "resumen del licitador". A través de este resumen se simplifica mucho, porque con solo la primera carátula ya puedes ver de forma esquemática el objeto del contrato, qué se te va a pedir y qué documentación tienes que poner en cada sobre. Te permite hacerte una idea de si te interesa antes de empezar a leer todo el pliego. Además, si los pliegos están normalizados, también ayudas, porque una persona que ya se ha presentado una vez sabe más o menos dónde encontrar el precio, las cláusulas, etc.
¿Existen herramientas más avanzadas que puedan ayudar a integrar a las pymes?
Sí, son muy interesantes las técnicas de racionalización de la contratación, en especial los sistemas dinámicos de adquisición (SDA). Si promovemos que las pymes de nuestro entorno se adhieran a estos sistemas, es un mecanismo que está muy bien. Cada vez que se lance un contrato derivado, van a recibir una oferta, por lo que la pyme no tiene que ser proactiva entrando constantemente en la plataforma. Al recibir la notificación, decide si le interesa presentarse o no, pero ya tiene ese feedback. Suelen ser contratos de menor cuantía, muy asequibles para pequeñas y medianas empresas, y pueden dar mucho juego.
Finalmente, ¿cómo podemos medir el impacto de todas estas acciones?
Hoy en día, el análisis de datos es muy importante. En la formalización de un contrato en la plataforma, hay un campo que tienes que rellenar para indicar si se ha adjudicado a una pyme. Esto es muy útil, porque al publicar todos los datos puedes ver qué porcentaje de contratos tienes adjudicados a pymes y cómo te ha ido al aplicar estas medidas.
Puedes analizar en qué sectores te falla más o en qué tipo de contratos les cuesta más participar. En base a ese análisis propio de los datos, puedes ver qué necesitas potenciar o dónde te falta acercarte más para que tus medidas tengan más éxito.
