El Presupuesto Base de Licitación (PBL) y el Valor Estimado del Contrato (VEC) son dos de los elementos económicos más importantes en cualquier expediente de contratación pública.
Ambos conceptos condicionan no sólo la viabilidad y el equilibrio económico del contrato, sino también aspectos esenciales como la selección del procedimiento de adjudicación, la determinación de los requisitos de solvencia, las obligaciones de publicidad o incluso la posibilidad de impugnación del expediente.
Pese a su relevancia, no siempre se calculan ni se fundamentan correctamente.
En muchos casos, se detectan prácticas como el uso de referencias poco actualizadas, la falta de desglose de costes, la confusión entre el PBL y el VEC o el incumplimiento de la obligación de justificar la metodología empleada. Estas deficiencias pueden derivar en licitaciones desiertas, adjudicaciones antieconómicas, recursos por parte de operadores o informes negativos de control interno y externo.
Esta guía práctica ofrece una batería de preguntas clave, acompañadas de respuestas correctas y recomendaciones técnicas, para que responsables de contratación, técnicos y órganos de control puedan verificar si el PBL y el VEC están correctamente definidos, calculados y justificados.
También incorpora orientaciones para revisar la coherencia y trazabilidad del expediente económico, garantizando el cumplimiento de los principios de legalidad, transparencia y eficiencia en la contratación pública.
Presupuesto Base de Licitación (PBL)
¿Qué es el PBL?
El Presupuesto Base de Licitación (PBL) es el importe máximo de gasto que la entidad contratante está dispuesta a comprometer para la ejecución del contrato, incluidos los impuestos indirectos que resulten aplicables, principalmente el IVA.
Este importe se convierte en la referencia económica central del procedimiento de licitación, pues fija el techo que ninguna oferta puede superar.
A diferencia del Valor Estimado del Contrato, el PBL no incluye las prórrogas previstas ni las posibles modificaciones contractuales, lo que significa que representa únicamente el gasto máximo derivado de la ejecución inicial del contrato en su duración ordinaria.
Su correcta formulación es clave para asegurar que la licitación se ajusta a la realidad del mercado, que existe disponibilidad presupuestaria y que se permite la libre concurrencia de operadores económicos.
¿Por qué es importante elaborarlo correctamente?
Un PBL mal calculado puede comprometer la licitación entera.
Si es demasiado bajo, puede provocar que las empresas no presenten ofertas, que las ofertas sean inviable o incluso que el contrato quede desierto.
Si es demasiado alto, puede comprometer innecesariamente el presupuesto público, favorecer situaciones de falta de competencia real y generar problemas en la fiscalización o control del gasto.
Además, la transparencia y trazabilidad del cálculo del PBL son esenciales para garantizar la igualdad de trato entre licitadores y cumplir con los principios generales de la contratación pública.
Preguntas clave para evaluar el PBL:
- ¿Está basado en precios reales de mercado?
Debe basarse en precios objetivos y actualizados, obtenidos de fuentes como: contratos similares anteriores, tarifas oficiales, catálogos, precios medios publicados o, si procede, estudios de mercado. Nunca debe calcularse como un porcentaje arbitrario ni usar exclusivamente precios de adjudicación anteriores sin más justificación. - ¿Incluye todos los costes directos, indirectos y otros costes eventuales?
El PBL debe desglosarse e incluir: costes directos (materiales, mano de obra, desplazamientos…), costes indirectos (estructura general, beneficio industrial) y costes asociados (seguros, licencias, EPIs, etc.). Cada bloque debe justificarse y reflejar el objeto concreto del contrato. - ¿Incorpora los costes salariales conforme al convenio sectorial?
Sí. Cuando proceda, deben incluirse los costes laborales mínimos obligatorios, conforme al convenio colectivo sectorial vigente, desglosados por categoría profesional y, si es posible, por género. Esto garantiza cumplimiento normativo y transparencia. - ¿Incluye el IVA y excluye prórrogas y modificaciones?
El PBL debe incluir el IVA aplicable y excluir cualquier posible prórroga o modificación, ya que su finalidad es reflejar el gasto inicial máximo al que se compromete el órgano de contratación. - ¿Está documentado en el expediente y reflejado en el PCAP?
La justificación del PBL debe constar en el expediente y recogerse claramente en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (PCAP), con desglose de partidas, fuentes utilizadas y metodología.
Valor Estimado del Contrato (VEC)
¿Qué es el VEC?
El Valor Estimado del Contrato (VEC) es el importe que refleja la totalidad de las obligaciones económicas previsibles asociadas al contrato durante toda su duración, sin incluir el IVA. A diferencia del PBL, el VEC sí incluye las posibles prórrogas, las modificaciones previstas, las opciones eventuales y cualquier tipo de pago adicional al contratista.
Este valor tiene una función jurídico-normativa fundamental, pues determina si el contrato está sujeto a regulación armonizada (umbral SARA), qué procedimiento de adjudicación es aplicable, qué obligaciones de publicidad existen, qué criterios de solvencia se pueden exigir, si es obligatoria la clasificación empresarial, entre otros aspectos esenciales.
¿Por qué es importante elaborarlo correctamente?
Una mala estimación del VEC puede acarrear consecuencias muy graves:
- Si no incluye todas las opciones previstas, puede aplicarse erróneamente un procedimiento de adjudicación inadecuado.
- Si no se justifica correctamente, puede suponer un incumplimiento de los principios de transparencia y libre concurrencia.
- Si se confunde con el PBL o con el precio de adjudicación, se puede invalidar el expediente o generar inseguridad jurídica.
Además, el artículo 101 LCSP establece que el VEC debe calcularse con base en precios habituales de mercado y debe documentarse adecuadamente.
Preguntas clave para evaluar el VEC:
- ¿Incluye todas las prórrogas, modificaciones y pagos eventuales previstos?
El VEC debe calcularse sumando el importe total de todas las prestaciones previstas, incluidas prórrogas, modificaciones previstas en pliegos (p. ej., hasta +20 %), pagos condicionados o primas. Todo debe estar previsto y cuantificado razonablemente. - ¿Se presenta sin IVA?
Sí. El VEC debe calcularse sin incluir el IVA, tal como establece el artículo 101.1 de la LCSP. - ¿Refleja los precios habituales del mercado?
Debe estar alineado con los precios de mercado y coherente con el PBL. La estimación debe realizarse utilizando referencias objetivas y razonables, preferentemente documentadas. - ¿Está documentado en el expediente y se explica en los pliegos?
La metodología de cálculo del VEC debe constar en el expediente y debe explicarse en el PCAP, conforme al artículo 101.5 LCSP. Es recomendable desglosar anualidades, opciones y previsiones de revisión si las hubiera. - ¿Se ajusta a las reglas para determinar el procedimiento de adjudicación?
Sí. El VEC determina el régimen jurídico del contrato (armonizado o no), el tipo de procedimiento, la publicidad obligatoria, la exigencia de clasificación y los criterios de solvencia. Debe calcularse sin artificios que pretendan eludir estos requisitos.
Revisión transversal: coherencia, legalidad y trazabilidad del expediente económico
¿Por qué revisar en conjunto el PBL y el VEC?
Aunque PBL y VEC son conceptos distintos, deben estar alineados entre sí y con el resto del expediente de contratación.
Su coherencia interna es fundamental para garantizar la solidez jurídica del contrato, facilitar la competencia, evitar recursos y asegurar un uso eficaz del dinero público.
Ambos conceptos deben estar correctamente diferenciados en los pliegos, estar motivados, contar con respaldo técnico y jurídico, y permitir a cualquier operador económico comprender claramente los términos económicos del contrato.
Preguntas clave de revisión final:
¿Se ha realizado retención de crédito suficiente?
El expediente debe incorporar la correspondiente retención de crédito presupuestario por el importe total del PBL, conforme al artículo 116.3 LCSP. Esta retención garantiza que el órgano de contratación dispone efectivamente de crédito adecuado y suficiente antes de iniciar el procedimiento de licitación. Su ausencia puede invalidar el expediente y comprometer la ejecución posterior del contrato.
¿Están correctamente diferenciados PBL, VEC y precio del contrato?
Es imprescindible que en todos los documentos del expediente —especialmente en los pliegos, los informes de necesidad, las memorias justificativas y las resoluciones— se distinga claramente qué cifra corresponde al PBL, cuál al VEC y cuál al precio de adjudicación. Confundir estos conceptos puede provocar errores en la elección del procedimiento, en la publicidad obligatoria o en los criterios de adjudicación, generando inseguridad jurídica.
¿Se ha garantizado el cumplimiento de los principios generales de contratación?
La configuración económica del contrato —es decir, cómo se calculan y justifican el PBL y el VEC— debe ajustarse a los principios de transparencia, igualdad de trato, libre concurrencia y proporcionalidad, que son pilares esenciales del artículo 1 de la LCSP. Por tanto, cualquier decisión económica debe poder ser explicada, estar debidamente motivada y orientada al interés público.
¿Existe trazabilidad documental suficiente?
Todo el proceso de determinación del PBL y del VEC debe quedar registrado y justificado documentalmente en el expediente administrativo. Esto incluye tanto las fuentes utilizadas (catálogos, precios de contratos anteriores, convenios, estudios de mercado…), como los razonamientos que han llevado a elegir determinadas cifras. La ausencia de trazabilidad puede ser causa de nulidad o de observaciones negativas en una fiscalización o recurso.
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