Las prórrogas de los contratos públicos son una fuente habitual de complicaciones y quebraderos de cabeza para muchos gestores. A menudo, los plazos se pasan, los procedimientos se confunden y surgen dudas sobre las responsabilidades de cada parte.
Para aclarar este tema, conversamos con Guillermo Yáñez, quien nos ofrece una serie de consejos prácticos para gestionar las prórrogas de manera segura, cómoda y eficiente, evitando los errores más comunes.
Acerca de Guillermo Yáñez
Guillermo Yáñez es un profesional con experiencia en contratación pública que ha trabajado en la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID). En su labor, se ha enfocado en la mejora de los procesos de compra pública, incluyendo la correcta gestión de la ejecución de los contratos y sus prórrogas.
Las 10 claves sobre la gestión de las prórrogas
- El principal responsable: “El responsable del contrato, esa persona de la unidad promotora, es el primero que debe estar ahí, al oro, para que un contrato no venza sin que se haya articulado la oportuna prórroga”.
- El problema principal: “Se nos suelen pasar las prórrogas de los contratos. Es algo bastante cotidiano”.
- La necesidad de datos estructurados: “Seguimos con los PDFs, seguimos con documentos en un formato que no hay software que le pueda meter mano y hasta que eso no lo superemos, la explotación y el tratamiento de los datos no es viable”.
- Sistemas de alerta: “Con los datos estructurados se pueden generar alertas para que el responsable del contrato sepa cuándo vence ese contrato y que, probablemente, dos o tres meses antes hay que articular un aviso al contratista”.
- Soluciones artesanales: “Para empezar, se puede montar un calendario compartido con la unidad promotora y el área de contratación para tener controladas esas fechas clave”.
- El aviso al contratista: “Esa comunicación que hay que hacer de cortesía al contratista o al medio propio, yo siempre digo que como es algo que debemos de acreditar, hay que hacerlo por un sistema de comunicación o notificaciones electrónicas”.
- El correo electrónico no es una vía segura: “El correo electrónico es muy cómodo, pero para efectos administrativos y efectos legales no sirve”.
- No es necesario formalizar la prórroga: “En una prórroga no es necesario formalizar. Es un acto que sigue inalterable, es el mismo contrato y no añade ningún valor”.
- Distinguir prórroga de ampliación: “Hay que distinguir la prórroga del contrato de lo que es la ampliación del plazo por causas no imputables al contratista. Las unidades promotoras patinan con esto”.
- La importancia de la formación: Es fundamental ilustrar a las unidades promotoras con mapas de procesos donde se especifique quién actúa, qué tiene que hacer y en qué secuencia.
La conversación con Guillermo Yáñez
Gracias por acompañarnos, Guillermo. Uno de los temas que genera más complicaciones en la gestión de contratos son las prórrogas. ¿Por dónde empezamos?
Muchas gracias por invitarme. Empezaría por el principal problema: se nos suelen pasar las prórrogas de los contratos. La prórroga se ubica en la fase de ejecución del contrato, y también en los encargos a medios propios, que también se pueden prorrogar. Es algo bastante cotidiano que los plazos para prorrogar se pasen.
¿Quién es el primer encargado de vigilar que un contrato no venza sin que se haya tramitado su prórroga?
El responsable del contrato. Esa persona física de la unidad promotora, ese técnico o técnica que en su momento tuvo la necesidad de un bien o servicio y promovió su contratación. El responsable del contrato tiene que tener un calendario.
Herramientas y alertas para la gestión
¿Cómo se puede gestionar ese calendario de forma eficaz?
Aquí es clave trabajar en primero, identificar los datos; segundo, depurarlos; y tercero, estructurarlos bien. Con la nueva tecnología que tenemos, como la Inteligencia Artificial, con esos datos estructurados se pueden generar alertas para que el responsable del contrato sepa cuándo vence ese contrato y que, probablemente, dos o tres meses o cuatro antes —según lo que se haya previsto en las cláusulas administrativas— hay que articular un aviso al contratista para ejecutar esa prórroga.
El problema es que las administraciones seguimos con los PDFs, seguimos con documentos en un formato al que ningún software puede "meterle mano". Hasta que no superemos eso, la explotación y el tratamiento de los datos no serán viables. Como soluciones artesanales, se puede montar un calendario compartido con la unidad promotora y el área de contratación para, por lo menos, tener visibilidad sobre esas fechas clave.
Una vez llega el momento de prorrogar, ¿cuál es el procedimiento?
La unidad promotora emitirá el oportuno informe como responsable del contrato, indicando que el contratista funciona bien y que se propone continuar. Luego, el área de contratación o el departamento de compras tramitará el procedimiento legal oportuno: verificará que la posibilidad de prórroga consta en el pliego, gestionará el acuerdo del órgano de contratación y notificará al contratista.
Es fundamental el preaviso, esa comunicación de cortesía que hay que hacer al contratista o al medio propio. Yo siempre digo que, como es algo que debemos acreditar y debe tener trazabilidad, hay que hacerlo por un sistema de comunicación o notificaciones electrónicas fehacientes, como la plataforma de contratación u otros similares, pero no por correo electrónico. El correo es cómodo, pero a efectos legales y administrativos no sirve, ya que puede ser repudiado.
La diferencia entre prórroga y ampliación de plazo
Has mencionado la importancia de la formación de las unidades. ¿Qué conceptos suelen generar más confusión?
Es muy útil ilustrar a las unidades promotoras con mapas de procesos donde se aclare quién actúa, qué tiene que hacer y en qué secuencia, cubriendo las tres fases: preparación, licitación y ejecución.
Dentro de la ejecución, es crucial distinguir dos conceptos que a menudo se confunden. Por un lado, está la prórroga del contrato, que aplica normalmente a servicios o suministros de tracto sucesivo, es decir, recurrentes. Hablamos de la limpieza, la vigilancia, la reprografía… necesidades corrientes que tuvimos, tenemos y seguiremos teniendo. En estos casos, las prórrogas se articulan si están previstas en los pliegos. El proceso es sencillo: informe del responsable, preaviso al contratista, acuerdo del órgano de contratación y notificación. No es necesario formalizar la prórroga en un nuevo documento, ya que las condiciones del contrato siguen inalterables y no aporta valor añadido.
¿Y cuál es el otro concepto?
La ampliación del plazo por causas no imputables al contratista. Aquí es donde las unidades promotoras suelen patinar. Pensemos en un contrato de obra con un plazo de ejecución definido en el proyecto, o en un contrato de servicios para alcanzar un resultado concreto, como elaborar una guía o una página web. Si por alguna razón ajena al contratista no se puede cumplir el plazo, este debe solicitar la ampliación.
Si es diligente, el contratista avisará de que no va a poder llegar a tiempo. Si no lo comunica, pierde el derecho a la ampliación. A partir de su solicitud, el responsable del contrato debe emitir un informe sobre lo que alega el contratista. A la vista de ese informe, la unidad de contratación debe emitir otro informe para verificar si se cumplen los términos legales que permiten ampliar el plazo. Finalmente, el proceso culmina con el acuerdo del órgano de contratación y su notificación. Como se ve, son dos supuestos distintos, y por eso uno se llama "prórroga" y otro "ampliación". Si fueran lo mismo, se llamarían igual.
