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Greenpeace mejora sus herramientas y procesos de colaboración online con la ayuda de Populate

Contexto

El Consejo de Greenpeace España se planteó implementar mejoras en sus herramientas digitales para gestionar la comunicación, el trabajo colaborativo y la participación interna de su día a día.

En Populate tenemos claro que antes de realizar ninguna implantación tecnológica en cualquier proyecto u organización, es clave entender bien, como está organizada, como funcionan sus procesos y quién hay detrás. 

Para ello realizamos en una primera fase:

  • Un análisis de la estructura y dinámica organizativa con las personas implicadas
  • Un proceso de reflexión conjunto para identificar las oportunidades de mejora y establecer prioridades
  • Un plan de proyecto para acompañar todo el proceso de cambio.

Para luego, poner en marcha las herramientas digitales de comunicación, trabajo colaborativo y toma de decisiones que ofrece una plataforma modular y altamente configurable como Decidim y adaptarlas al contexto del Consejo de Greenpeace España.

"Populate ha entendido muy bien nuestros requerimientos y ha sido clave para la adaptación de la plataforma a nuestro modo de trabajo"

Objetivos

El Consejo de Greenpeace España confió en nosotros para acompañarles en todo este proceso y acabar implantando una solución “todo en uno” que resolviera los siguientes retos:

  • Organizar y gestionar todos los procesos y espacios de participación interna, 
  • Habilitar espacios autónomos para el trabajo colaborativo de grupos y comisiones del Consejo 
  • Visibilizar y facilitar el seguimiento de la actividad del conjunto de espacios y procesos del Consejo (Junta directiva, comisiones, grupos de trabajo, etc)
  • Ofrecer garantías de integridad, transparencia y seguridad de todos los procesos
“Buscábamos una herramienta digital de participación y debate ya existente, de software libre, cercana a la filosofía de Greenpeace. Decidim cumplía estos requisitos

Resultados

El proyecto en esta primera fase ha consistido en adaptar e  implantar la solución de software libre Decidim al contexto del Consejo de Greenpeace España, con la posibilidad de:

  • Definir distintos espacios participativos altamente configurables para cada sección del Consejo (Junta directiva, comisiones, grupos de trabajo, etc) 
  • Integrar en una sola herramienta todo el proceso de deliberación hasta la toma de decisiones, de forma transparente, segura y verificable
  • Facilitar la participación y seguimiento de la actividad del conjunto del Consejo
  • Ofrecer una solución escalable para albergar la participación de miles de potenciales participantes
“Antes usábamos varias herramientas, lo cual dificultaba el seguimiento de nuestro trabajo. Ahora todos nuestros procesos están organizados en el mismo sitio
Espacio privado de una comisión del Consejo

El proceso

El proyecto se desarrolla en 3 fases principales

  • Fase 1. Analizar la organización y procesos del Consejo de Greenpeace España
  • Fase 2. Diseño e implantación de la Plataforma Fórum del Consejo
  • Fase 3. Acompañamiento en el proceso de despliegue

Fase 1. Analizar la organización y procesos del Consejo de Greenpeace España

El primer paso fue revisar conjuntamente cómo funciona y se organiza el Consejo, sus espacios y procesos, para identificar los principales retos y resultados perseguidos en los ámbitos de deliberación interna y toma de decisiones.

Los principales retos identificados fueron:

  • Cómo facilitar la participación e implicación de todas las 75 personas que componen el Consejo, especialmente las voces que menos se oyen
  • Mantener los debates focalizados en los ámbitos estratégicos y de buen funcionamiento del Consejo que deriven en la concreción de propuestas
  • Evitar saltos de una herramienta a otra que dificultan el seguimiento de la actividad deliberativa del Consejo
  • Centralizar los espacios de las distintas secciones del Consejo y permitir su funcionamiento y organización autónoma.

Fase 2. Diseño e implantación de la Plataforma Fórum del Consejo

El siguiente paso fue evaluar las múltiples posibilidades de responder a estos retos con la caja de herramientas que ofrece Decidim con el objetivo de conseguir:

  • Integrar en un único espacio toda la información de contexto necesaria y herramientas para facilitar el seguimiento y participación.
  • Facilitar que los procesos de deliberación se concreten en resultados en forma de preguntas oficiales, propuestas o conclusiones de las reflexiones colectivas.
  • Organizar los espacios de debate para promover debates plurales y focalizados en los ámbitos estratégicos 
  • Facilitar la transparencia y visibilidad de todo el proceso deliberativo, la toma de decisiones y su seguimiento posterior

Para ello se definió conjuntamente una propuesta de organización de los espacios participativos y sus características para cada sección: 

  • Espacios privados para cada grupo: Junta, comisiones y grupo de trabajo. 
  • Espacio abierto principal (Fórum del Consejo) para todo el Consejo, dónde centralizar los resultados de la actividad del conjunto de secciones (comisiones, junta y grupos de trabajo)
  • Directorio general 
  • Tablón general de actividad reciente para explorar la actividad del conjunto de espacios de los que forma parte cada miembro.

Resultado de la revisión de procesos deliberativos, se optó por mantener la autonomía de los espacios privados y definir una plantilla de informes para compartir los resultados centralizadamente en el espacio abierto Fórum del Consejo, dónde todos los contenidos se organizan según los ámbitos estratégicos y funcionales de Greenpeace España.

En el espacio abierto del Fórum del Consejo se define un apartado para cada uno de los procesos deliberativos definidos para facilitar su exploración y seguimiento:

  • Información general - Dónde poder ver los últimos contenidos publicados del conjunto de apartados
  • Foro de debate - Dónde abrir procesos de reflexión que se concretan en propuestas o preguntas oficiales al cerrarse
  • Informes - Dónde se centralizan los informes de todas las secciones y otros informes de Greenpeace España
  • Preguntas oficiales - Dónde cualquier persona del Consejo puede plantear una pregunta formal a la Junta y esta debe responder en el plazo establecido.
  • Propuestas - Dónde resultado de un debate, cualquier persona del Consejo puede plantear una propuesta formal a la Junta y/o a la asamblea general para su valoración y eventual aprobación.
  • Asambleas - Dónde se programan las asambleas presenciales, virtuales o híbridas, y se puede gestionar de forma global los procesos internos de estas (convocatorias, inscripciones, definición del orden del día, votaciones, redacción de actas, documentación…)
  • Encuentros - Agenda de actividades formativas y jornadas dirigidas al Consejo. 
  • Blog - Espacio abierto de difusión de publicaciones y artículos de cualquiera del Consejo y otros contenidos de actualidad como notas de prensa de Greenpeace España

Fase 3. Acompañamiento en el proceso de despliegue

En la fase actual el Consejo empieza su andadura para incorporar esta nueva herramienta en un contexto real del trabajo de las distintas comisiones, la Junta y los diversos grupos de trabajo, con el apoyo de Populate para facilitar el asesoramiento y recursos necesarios en este proceso de involucración de las 75 personas del Consejo, sin dejar nadie atrás.

El Consejo tiene por delante definidos retos muy interesantes como la revisión del Marco Estratégico, involucrando al conjunto de los más de 150.000 personas socias, entre otros. Un reto que Decidim puede resolver con solvencia por su escalabilidad, flexibilidad y su amplio abanico de funcionalidades. Decidim cuenta además para casos como este con la posibilidad de habilitar una instancia (o más) paralela a la del Consejo, para mantener su independencia, gracias a la funcionalidad multitenant.

“Populate ha entendido bien cómo debía adaptar la plataforma a nuestro modo de trabajo. Este es un buen modelo para otras oficinas de Greenpeace u organizaciones similares”
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Contáctanos en lets@populate.tools

Jul 19, 2022
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