Bienvenidos a Mesa de Contratación. En este episodio abordamos un tema habitualmente conflictivo que, con un poco de orden, puede evitar muchos quebraderos de cabeza: las mesas de contratación.
Para ello, contamos con Rafa Sánchez, quien nos ofrece consejos prácticos para evitar los problemas, situaciones y errores más comunes que complican la vida en una mesa de contratación, tanto a la propia mesa como al contrato y a todos los implicados en el proceso.
Acerca de Rafa Sánchez
Rafa Sánchez es Secretario del ayuntamiento de Alcalá la Real.
Las 10 claves sobre mesas de contratación
- Crear un órgano permanente: La creación de un órgano permanente, compuesto preferentemente por funcionarios públicos, profesionaliza la actuación.
- Profesionalización y especialización: Cuando creamos algo con vocación de durar en el tiempo, lo que al principio se convierte en fallo, luego, cuando todo el mundo conoce el procedimiento, esos fallos desaparecen.
- Evitar ser juez y parte: Se evitan problemas como que un vocal de la mesa haya sido quien ha firmado el pliego técnico. No se puede ser juez y parte.
- Formación en la plataforma: Hay que formarse en la plataforma de contratación. Si no, ese ensayo-error va a tener que jugar en una licitación pública, con las posibles consecuencias.
- Conocer las atribuciones: El problema está en cuando la mesa de contratación se extralimita en un procedimiento abierto, haciendo ella la propuesta de adjudicación cuando no corresponde.
- Ser garantistas: Es muy importante que en una mesa de contratación seamos siempre garantistas, dando audiencia al interesado para poder responder.
- Motivar las decisiones: Es muy importante también la motivación de la mesa de contratación. ¿Por qué excluir? ¿Por qué adjudicar a uno o a otro?
- Aplicar el sentido común: Ante problemas, como un licitador que presente la oferta dos veces por un error técnico, hay que aplicar el sentido común en la licitación.
- Agilizar con plantillas: Todo lo que puede hacer más rápido el proceso se hace con una labor previa del área de contratación, elaborando las actas... [o] a través de una hoja de Excel mediante la fórmula establecida.
- Declaración de ausencia de conflicto de interés: Llevamos a cabo en todos los procedimientos que todos los miembros de la mesa firmen una declaración de ausencia de conflicto.
La conversación con Rafa Sánchez
La clave principal parece ser gestionar una mesa de contratación permanente, a ser posible con funcionarios, para minimizar riesgos y generar especialización.
Básicamente, he trasladado todos los posibles problemas en una solución básica, que es la creación de un órgano permanente.
¿Por qué ese órgano permanente? Porque cuando creamos una cosa con vocación de que tenga duración en el tiempo, al final lo que al principio se convierte en fallo, luego, cuando todo el mundo conoce cómo va el procedimiento, esos fallos desaparecen, el proceso va más rápido y cada vez son menos.
En los ayuntamientos hemos creado siempre un órgano permanente y, además, hemos apostado siempre por que sea compuesto por funcionarios públicos. ¿Por qué? Principalmente, son los que mejor capacitados están. Hay una serie de miembros que son obligatorios, y luego también, al estar más capacitados, saben cuándo pueden actuar y cuáles son sus funciones. A través de ellos se garantiza la mayor seguridad durante la tramitación.
Evitar conflictos y errores comunes
¿Qué tipo de problemas comunes evita esta profesionalización?
Se van a evitar posibles problemas. Como, por ejemplo, que un vocal de la mesa de contratación haya sido quien ha firmado el pliego técnico, cuestión que ya tenemos varias resoluciones. O cuando tenemos que pedir un informe técnico y ese técnico está en esa mesa. No se puede ser juez y parte.
Con eso, la propia mesa va a saber cuándo va a tener que actuar. Porque también [evita problemas] si faltan los suplentes; si tiramos del suplente, [quizás] se sorprende, no está, y ahí se puede paralizar [el órgano].
En segundo lugar, hay que partir de la idea de que ya no trabajamos con papel, pero tenemos el reto de manejar la plataforma de contratación.
Una vez que tenemos eso, tenemos que tener en cuenta que nuestro entorno ha cambiado con la Ley de Contratos nueva. Antes [había] una serie de problemas que, por ejemplo, era común abrir el sobre de criterios automáticos antes del de juicios de valor. Esa cuestión, pasada a la transformación digital, no se va a poder producir, porque a la hora de crear la licitación en la plataforma, [...] no te va a poder dejar abrir ese archivo [antes de tiempo].
Va a haber otra serie de problemas que nos vamos a encontrar del entorno digital. La plataforma de contratación del sector público al final es una herramienta para dar cauce a un procedimiento, pero no es el individuo. Esta herramienta no es un entorno muy favorable para nosotros, sino que es una selva, básicamente, donde nos vamos a encontrar pequeños problemas.
Si contamos con ese órgano permanente, este vas a ver cómo responder a ese problema. Sabe ya si esa licitación [le] ha surgido tres meses anteriores. Si tenemos un órgano cada vez nuevo, ese problema va ser siempre nuevo.
Lo ideal es, si hay posibilidad de formarse en la plataforma, hacerlo. Y si no, al final, ese ensayo-error pues va a tener que jugar en una licitación pública, con las posibles consecuencias. Normalmente, esas consecuencias de la plataforma siempre dejan marcha atrás, salvo cuando se ha excluido o incluido. Ahí ya la plataforma funciona como una foto.
También tenemos que tener en cuenta que, al formarnos en la plataforma, el área pueda dar un servicio antes o durante la mesa a licitadores o interesados a través de las preguntas. Si la contratación del administrador tiene un problema, [...] si tenemos personal especializado, aunque sea con funciones fuera de la mesa de contratación, siempre puede resolver ese problema.
Funciones y garantías
En cuarto lugar, mencionas conocer las atribuciones y no pasarnos de las funciones que tiene una mesa, como proponer el adjudicatario en un procedimiento abierto.
Uno de los problemas que se da en la mesa de contratación es cuando la mesa excede las funciones que tiene. Las funciones en la Ley de Contrato vienen en el artículo 326. El problema está en cuando la mesa de contratación se extralimita en un procedimiento abierto haciendo ella la propuesta de adjudicación, cuando en el artículo de procedimiento abierto simplificado sí se establece que es la mesa la que requiere.
Son cuestiones que si no utilizamos el procedimiento idóneo y no está limitado, el problema puede venir después en una posible impugnación.
El siguiente punto sería ser muy garantista y permitir siempre subsanaciones o aclaraciones.
Es muy importante que en una mesa de contratación, sobre todo, seamos siempre garantistas, dando audiencia al interesado para poder responder ante una posible actuación.
Si vamos a excluir a alguien, siempre habrá momento para excluirlo, pero previamente vamos a requerir. Es decir, si encontramos un error en la documentación administrativa porque, por ejemplo, no está la declaración responsable, vamos a requerir que lo presente, le damos el plazo. ¿Por qué? Para principalmente garantizarle esa posibilidad.
Luego, por ejemplo, siempre cuando haya dudas vamos a pedirle, siempre requerirle, documentos adicionales, porque es un mecanismo que también tenemos.
Lo siguiente sería motivar muy bien todas las resoluciones, ver el encaje que tienen en la normativa, porque no podemos ser arbitrarios.
Tenemos que tener en cuenta que es muy importante también la motivación de la mesa. ¿Por qué excluir? ¿Por qué adjudicar a uno o a otro? ¿Por qué la fórmula da un resultado?
Por ejemplo, en base a los pliegos, tenías que presentar un documento y no lo ha presentado. Le hemos dado plazo para subsanar. Si lo dejamos sin presentar, al final estamos dando beneficio a una persona que no ha cumplido, cosa que puede ser un perjuicio respecto al resto.
Gestión de errores y sentido común
Esto incluiría ser tolerantes con los errores y problemas técnicos, aplicando un poquito de sentido común, como si alguien presenta dos ofertas.
Con eso también tenemos que tener en cuenta que nos pueden dar otra serie de problemas. ¿Qué problemas nos podemos encontrar? Por ejemplo, que un licitador presente la oferta dos veces. ¿Por qué?
A mí me ha pasado. En primer lugar, ¿se ha puesto previamente en contacto con nosotros? Si contactó con nosotros, puede decir que se registre en el ayuntamiento y solamente se tenga en cuenta el segundo envío, porque a lo mejor el primero adolecía de un defecto.
¿Que no ha dicho nada? Puede ser directamente que el licitador haya dado doble clic al botón y se haya enviado doblemente. Al final, se trata de aplicar el sentido común en la licitación.
También es importante prestar mucha atención a todas las declaraciones responsables e informes que pueden tener implicaciones.
Hay que tener en cuenta muy bien y analizar, por ejemplo, las declaraciones responsables, así como también la documentación que tiene el órgano de contratación.
Por ejemplo, para que no haya ofertas colusorias. ¿Qué significa eso? Que una persona física presenta una oferta y que además sea representante de una persona jurídica. Eso nos lleva a que no puede un mismo licitador presentar dos ofertas.
Esto al final nos lleva a que tengamos que analizar en la mesa de contratación, durante una licitación, claramente ver cuáles son los posibles errores o los interrogantes con las declaraciones para decir esto sí o esto no. Y, en base a contar con un órgano de asistencia permanente, pues sabemos dónde acudir.
Agilidad y transparencia
El siguiente punto es un gran consejo: tipificar y normalizar los documentos para automatizar el proceso, como generar un Excel con la fórmula.
Todo lo que puede hacer más rápido el proceso, agilizar la pendiente a una mesa, etcétera. Todo eso se hace a través de, previamente, una labor del área de contratación, elaborando las actas de la mesa de contratación y llevando allí básicamente todo preparado para solo saber meter los datos que desconocemos, es decir, la ofertas, la cuantía.
Y directamente, a través de una hoja de Excel, también mediante la fórmula establecida, si se lleva eso preparado, al final la sesión de la mesa es mucho más rápida. Los requerimientos se quedan hechos en acto, se quedan publicados, cuestión que también los licitadores agradecen. Saben que la tienen a su mano al mismo instante y eso da seguridad y tranquilidad.
Por último, no quedarnos solo con las DAC (Declaración de Ausencia de Conflicto de Interés) de los fondos Next Generation, sino hacerlas extensivas. Esto es importante en municipios pequeños donde es fácil tener un primo segundo que se presenta.
También lo hacemos, y por dar un poquito de transparencia política, es que en la mesa de contratación todos los miembros firmen una declaración de ausencia de conflicto de interés. Aunque no sea obligatorio, lo vamos a llevar a cabo a todos los procedimientos de contratación del ayuntamiento.
Y eso es muy importante también, porque si se produce un conflicto de interés, ya sea porque nosotros lo detectamos, sirve para saber cómo se tiene que articular. Saber que no se excluye directamente, sino que hay que ver, darle audiencia...
Básicamente, con ello, las decisiones de la mesa de contratación pues son motivadas, son coherentes y se trata igual a los licitadores con la máxima garantía.
