En este episodio de Mesa de Contratación, conversamos con Consuelo sobre un tema fundamental y en el que es fácil equivocarse: la elaboración y gestión de los planes de contratación. Consuelo explora por qué es crucial planificar y cuáles son los errores más comunes que deben evitarse para no "liarla" con el plan de contratación.
Acerca de Consuelo
Consuelo es una profesional de la contratación pública y amiga del podcast, que ya ha participado anteriormente en Mesa de Contratación para compartir su conocimiento sobre este ámbito.
En este episodio de Mesa de Contratación, conversamos con Consuelo sobre un tema fundamental y en el que es fácil equivocarse: la elaboración y gestión de los planes de contratación. Consuelo explora por qué es crucial planificar y cuáles son los errores más comunes que deben evitarse para no "liarla" con el plan de contratación.
Acerca de Consuelo
Consuelo es una profesional de la contratación pública y amiga del podcast, que ya ha participado anteriormente en Mesa de Contratación para compartir su conocimiento sobre este ámbito.
Las 10 claves sobre la elaboración de los planes de contratación
- Facilitar la organización: Cuando conocemos exactamente toda la contratación (...) y la tenemos acotada y delimitada, es mucho más fácil poder organizarnos a nivel interno.
- Evitar irregularidades: Es una muy buena fórmula para evitar las irregularidades administrativas que se dan con mucha frecuencia, como prórrogas irregulares (...) o ir continuando un contrato menor detrás de otro.
- Generar integridad: La planificación genera un marco de integridad muy importante en la organización (...) que nos dé la cobertura jurídica suficiente para saber que nuestra actuación va a estar guiada por los principios de la contratación pública.
- Ayudar a los licitadores: Damos a conocer cuáles son nuestras intenciones y nuestras necesidades (...). Los licitadores pueden preparar con tiempo la licitaciones (...) Nos da seguridad jurídica a nosotros, pero también le da seguridad a ellos.
- Ser realista, no complejo: No se trata de elaborar un plan excesivamente ambicioso. Se trata simplemente de que adecuemos las necesidades de nuestra organización a nuestro plan. (...) Lo importante es que nuestra organización tenga un plan realista.
- Contar con la parte política: Es importante que [la parte política] sean conscientes de la importancia que tiene. No podemos planificar de espaldas a la organización política, porque la dirección política es suya.
- Incluir los contratos menores: Es necesario que controlemos toda nuestra contratación, los menores pero también los mayores (...) si yo no examino la contratación menor que tengo, no voy a saber cuáles son los contratos recurrentes.
- Involucrar a las áreas: Hay que contar con las distintas áreas (...) hay que involucrarlas en el sistema de la contratación, porque (...) la contratación pública en la organización es transversal.
- El seguimiento y el responsable del contrato: Fundamental la figura de los responsables del contrato (...). Es importante que se designen para todos, para los contratos menores y para los contratos mayores.
- La evaluación como clave: La evaluación sigue siendo la asignatura pendiente. Es muy importante porque (...) nos determina en qué punto hemos llegado al final de nuestra planificación.
La conversación con Consuelo
Para aquellos que se enfrentan a la elaboración de los planes de contratación, ¿qué hay que hacer para no equivocarse?
Quisiera empezar por señalar brevemente por qué considero que es importante que planifiquemos en las entidades locales o en cualquier administración pública.
En primer lugar, porque facilita la organización interna del servicio. Es decir, cuando conocemos exactamente toda la contratación que realizamos y la tenemos acotada y delimitada, es mucho más fácil poder organizarnos a nivel interno y poner de manifiesto las necesidades que tenemos y que se ponen de manifiesto cuando intentamos sacar determinadas licitaciones.
En segundo lugar, porque considero que es una muy buena fórmula para evitar las irregularidades administrativas que se dan con mucha frecuencia. Hablamos, por ejemplo, de prórrogas irregulares de los contratos que en determinadas ocasiones suceden simplemente porque no sabíamos que cumplía el contrato y ya no hay posibilidad de poderlo licitar. Al final se cometen determinadas irregularidades como esas prórrogas que no están permitidas por la ley, o vamos continuando un contrato menor detrás de otro, o se hacen irregularidades que consisten en prorrogar contratos que ya están vencidos. Con una adecuada planificación, en la que yo conozco perfectamente cuándo cumplen mis contratos y si cabe la posibilidad de que puedan ser prorrogados, evitamos que ese tipo de circunstancias sucedan.
Es muy importante, además, porque la contratación se ha convertido también en un foco muy importante de lucha contra la corrupción. Esa planificación genera un marco de integridad muy importante en la organización y que yo creo que es muy importante resaltar por parte de los operadores jurídicos, para poner de manifiesto sobre todo también a los políticos la importancia que tiene. Si planificamos, tendremos un marco de integridad que nos dé la cobertura jurídica suficiente para saber que nuestra actuación va a estar guiada por los principios de la contratación pública.
En tercer lugar, porque conocemos nuestras licitaciones nosotros a nivel interno, pero también porque la van a conocer nuestros licitadores. Con una publicación de nuestro plan, le damos a conocer cuáles son nuestras intenciones y nuestras necesidades a nivel de contratación. Los licitadores pueden preparar con tiempo la licitaciones, porque en determinadas ocasiones nos encontramos que damos un plazo excesivamente breve para presentar ofertas y no tienen la capacidad suficiente para poder hacer frente a esos pliegos. Que sepan exactamente qué es lo que vamos a necesitar nos da seguridad jurídica a nosotros, pero también le da seguridad a ellos.
Los errores frecuentes al planificar
¿Cuáles son los problemas o errores frecuentes con los que nos podemos encontrar a la hora de llevar a cabo esa planificación?
En primer lugar, pensar que la planificación es compleja o que la elaboración de un plan es complejo y difícil. No tiene por qué ser cierto. No se trata de elaborar un plan excesivamente ambicioso, se trata simplemente de que adecuemos las necesidades de nuestra organización a nuestro plan.
Podemos vernos muy atraídos por determinados planes que pueden resultar muy interesantes, pero lo importante es que nuestra organización tenga un plan, con independencia del tamaño que tenga. No es hacer un plan muy extenso, sino un plan que sea sobre todo realista. Es muy importante tener un plan realista. Con lo cual, no podemos excusarnos en que elaborar un plan necesita medios, porque no es cierto. Solo necesitamos estar organizados y saber qué necesitamos y cómo funciona nuestro departamento de contratación.
En segundo lugar, no contar con la parte política de la organización. Es importante que sean conscientes de la importancia que tiene. No podemos planificar de espaldas a la organización política, porque la dirección política es suya. Son ellos los que determinan cuáles son las necesidades de la corporación y es prácticamente imposible hacerles entender que necesitamos tener organizados nuestros contratos si ellos no creen firmemente en esa planificación.
Tercer lugar, no contar en nuestro plan con todos los contratos. No se trata solamente de incluir nuestro plan los contratos digamos mayores o que exceden de los límites del contrato menor. Es necesario que controlemos toda nuestra contratación: los menores, pero también los mayores. ¿Por qué? Porque si yo no examino la contratación menor que tengo, no voy a saber cuáles son los contratos recurrentes que tengo. Y si no sé dónde tengo esa recurrencia (...) no puedo preparar las licitaciones. No basta solamente con fijarnos en esa contratación mayor, sino que tenemos que ser muy conscientes de que la contratación menor importa, y mucho. (...) Hay que incluir toda la contratación del ayuntamiento y eso es muy importante, porque es la única forma de hacer un diagnóstico real de nuestra situación.
También, no contar con las distintas áreas. Si nuestra organización mínimamente tiene una mínima estructura, hay que contar con ellas, hay que preguntarles cuáles son sus necesidades, hay que involucrarlas en el sistema de la contratación. La contratación pública en la organización es transversal, afecta a todas las áreas porque contratamos para todo el ayuntamiento.
Y por último, desconocer lo que tenemos, no tener controlado exactamente esa contratación. No se trata de que ese control se ejerza a través de un mecanismo muy complejo; en determinadas ocasiones basta con un simple Excel donde reflejemos cuáles son los contratos que tenemos, cuál es su vigencia y cuándo van a finalizar. Precisamente esa información es la que luego nos va a permitir llevar a cabo la elaboración.
El seguimiento y la evaluación del plan
¿Qué papel juegan el seguimiento y la evaluación?
Nos quedarían también dos partes esenciales muy importantes que son las del seguimiento y luego la de la evaluación.
En materia de seguimiento del contrato, por supuesto, fundamental la figura de los responsables del contrato. Los responsables del contrato que se incorporan en la ley de contratos como obligatorios y que yo considero uno de los mayores aciertos que tiene la ley. Es importante que se designen para todos, para los contratos menores y para los contratos mayores. Tienen muchísima importancia en la planificación porque el responsable del contrato nos va a decir cómo se está ejecutando, dónde están los problemas que se está encontrando en la ejecución, y desde ahí podremos plantear soluciones para licitaciones que se ajusten más a las necesidades. A lo mejor el responsable del contrato nos indica que hay cláusulas que han supuesto una dificultad de aplicación para el licitador; si lo sabemos, podemos modificarlo para el próximo pliego.
Y por último, la fase de la evaluación. Yo creo que la evaluación sigue siendo, incluso para los que llevan a cabo una planificación, la asignatura pendiente. La evaluación es muy importante porque es la que nos determina en qué punto hemos llegado al final de nuestra planificación. Si hemos planificado a un año, a final de año podremos saber qué contrato finalmente salieron a licitación, cuáles se nos quedaron por el camino, si tuvimos licitaciones desiertas, cuál es la situación de esa llegada a término de los contratos, si ha habido prórrogas, si hubo algunos problemas... Y todo ello nos da mucha información para preparar el plan siguiente.
La fase de evaluación es fundamental y sobre todo tenemos que ser conscientes de que a día de hoy tenemos importantes herramientas de estadísticas que nos permiten poder establecer unas comparativas. (...) Cuando nosotros somos capaces de controlar la contratación, sabemos exactamente cuáles son nuestros problemas y además nos da también importantes pistas de cuáles deben ser las soluciones.
Desde mi punto de vista, la planificación es un elemento esencial en las organizaciones. No es excesivamente complejo, solo requiere predisposición por parte de todos los implicados (...), y merece la pena porque los resultados que se obtienen son muy favorables para el funcionamiento de la contratación.
Haciendo un pequeño resumen, los puntos clave serían:
- primero, que hay que planificar sí o sí por sus beneficios (organización, evitar irregularidades, integridad);
- segundo, entender que no tiene por qué ser difícil, sino accesible y realista;
- tercero, contar con la parte política;
- cuarto, incluir la totalidad de los contratos, también los menores para detectar recurrencias;
- quinto, contar con las áreas promotoras; sexto, controlar todos los contratos;
- y finalmente, asegurar el seguimiento (con responsables de contrato) y la evaluación para la mejora continua.
