Gobierto contratación: una mejor contratación pública a través de los procesos

Llevamos casi tres lustros de cambio en la contratación pública en España, lo que es una clara muestra de su importancia para nuestro futuro. No hablamos sólo de las dos leyes de contratación electrónica y de las implicaciones directas de otras como las leyes 39 y 40/2015, que afectan al procedimiento administrativo. Cuestiones como la transparencia, a través de la Ley de 2013, o la directiva Europea de Servicios, han tenido implicaciones relevantes en la vida de la contratación pública. A eso le tenemos que sumar las necesidades de adaptación a la gestión de fondos europeos. Podríamos decir que se ha hecho un gran esfuerzo para que la contratación pública mejore los mercados, el funcionamiento de la Administración y la confianza en las instituciones democráticas, pero ¿ha mejorado la contratación pública en sí misma en estos 15 años?

Nuevos desafíos en la gestión de la contratación pública

No me refiero a si la contratación en general se hace mejor o peor, dado que, en gran medida, esto supondría plantearnos lo que es una contratación pública “buena”. Me refiero a si la contratación en sí misma funciona mejor. En principio, diría que hay algunos temas que apuntan en otro sentido:

  • Han aumentado las tareas relativas a la elaboración de contratos públicos. Hacer un contrato público ahora requiere más tareas que antes. Requisitos de transparencia, información, control, consultas, periodos de reclamaciones, etc, han aumentado objetivamente lo que hay que hacer para generar un contrato
  • Diversificación de la información: la apuesta de estos 15 años ha hecho que el número de actores implicados en cualquier contrato crezcan. Queremos más profesionalización de la contratación, y más especificidad técnica por parte de los órganos gestores, con un papel más activo de los órganos de supervisión, y requisitos de transparencia. Esto es bueno, porque cada uno de estos actores supone un aporte especializado al proceso, pero requiere una coordinación reforzada.
  • Más etapas y pasos. La apuesta por la transparencia, la competencia y la lucha contra la corrupción ha creado una mayor granularidad temporal. Si vamos a una metáfora algo menos técnica, podemos decir que, cada pocos pasos, un proceso de contratación requiere tomar tiempo, respirar y asegurarse de que se está procediendo sin vulnerar ni las normas ni los intereses legítimos de las partes.
  • Mayor complejidad técnica. Tenemos una enorme variedad de tipos de procedimientos, contratos y fórmulas que permiten adaptarnos para casi cada caso. Esto es algo positivo, pero, de nuevo, requiere una coordinación importante en toda la organización y una orquestación de tiempos prácticamente exquisita.

Todo esto hace que la contratación tenga más protagonismo, pero es precisamente esta importancia la que ha supuesto una mayor complejidad. Esto significa:

  • Más tareas
  • Mayor criticidad en la elección de procedimientos y acciones
  • Más necesidades de coordinación.

La revolución está en el proceso de contratación

Todos estos cambios son resultado de acciones necesarias que se han plasmado en una reforma del procedimiento de contratación. A su vez, el desarrollo de la eAdministración y la tecnología ha facilitado que haya herramientas para gestionar el procedimiento de contratación a lo largo de todas sus fases.

Sin embargo, la gran mayoría de los problemas que hemos señalado no precisan una acción en el procedimiento, sino en los procesos que lo acompañan. Si bien la regulación del procedimiento es útil y necesaria y omnicomprensiva, la regulación de los procedimientos es, lógicamente, menor. Cada organización tiene sus necesidades, normas, cultura y ritmos, y, por lo tanto, tendrá procesos diferentes. Esto es lo que hace que hayamos mejorado enormemente en el procedimiento de contratación, pero es precisamente el desajuste entre procedimientos y procesos lo que genera esas fricciones que hemos señalado.

En Gobierto Contratación hemos apostado por los procedimientos para poder resolver, precisamente estos retos. Entendemos que la resolución de estos problemas requiere:

  • Conocer realmente la situación de la contratación de la organización: una organización mediana puede tener en un año más de 50 contratos nuevos más los que están en vigor. Saber cómo está cada uno de ellos para prever es el primer paso.
  • Distribuir la información en la organización: la especialización hace que cada parte tenga que ser consciente de cuál es su situación en un proceso y de las relaciones con el resto de actores.
  • Tener un mapa de las necesidades reales de contratación de la organización. Saber qué se necesita contratar y cuándo permite elegir el tipo de procedimiento y contrato adecuado para cumplir los objetivos de la organización
  • Aprovechar el conocimiento de la organización. Las herramientas de contratación y los perfiles del contratante contienen información enormemente valiosa que cuesta crear en el sistema. Su uso en la gestión interna de procesos de contratación no está sistematizado.
  • Ser transparente de cara a la organización. Hemos dedicado ya 8 años a hacer transparentes a las AAPP de cara a la ciudadanía, pero no le hemos prestado la misma atención al interior de la organización. No hablamos necesariamente de quien guarda la información en un silo, término ahora muy de moda por la obra de Mazzucato, sino de un sistema en el que la complejidad de actores y acciones hace difícil saber qué hay que decir a quién en cada momento para facilitar la colaboración. Es necesario que la información fluya a tiempo real en un espacio compartido.

Crear un espacio de colaboración para la contratación

A lo largo de los últimos dos años, investigando las necesidades de las personas implicadas en la contratación, nos hemos encontrado que la gestión de procesos se suele sustentar en dos pilares: una hoja de cálculo gestionada por el equipo de contratación y muchos, muchos, muchos correos electrónicos, llamadas telefónicas, visitas a despacho y demás.

Esto es precisamente lo que acaba generando una enorme cantidad de trabajo y esfuerzo, con altas probabilidades de error, agotamiento y conflicto. Nuestra aproximación es:

  • Un espacio compartido para toda la organización
  • Un sistema de control de todos los contratos en vigor de una administración con su futuro próximo (si se puede prorrogar, cuándo caduca, cuántas prórrogas quedan).
  • Un espacio para planificar de manera compartida, en la que los órganos gestores planteen sus necesidades y requisitos y puedan colaborar con las unidades de contratación
  • Todo ello a tiempo real y aprovechando toda la información sobre procesos de contratación pública de todo tipo de administraciones.

El propósito es, a fin de cuentas, facilitar a las personas implicadas en la contratación su trabajo para que tomen las decisiones adecuadas. Es decir, no tener que recurrir a sacar un menor porque es más rápido, o renunciar a hacer simplificados porque son más complicados de hacer, sino que, en cada caso, sean las personas responsables de contratación, y no las circunstancias, las que marquen el pulso de la contratación pública.

Si te animas, ponte en contacto con nosotros, y te lo enseñamos.

Jun 3, 2021
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