La contratación pública es mucho más que un trámite administrativo; es el motor que permite transformar políticas en realidades. En el ámbito universitario, esta disciplina adquiere matices únicos debido a la autonomía de gestión, la inmediatez de sus procesos y la complejidad de la investigación científica. En este episodio de Mesa de Contratación, conversamos con Charo, profesional con una dilatada trayectoria en la Universidad Complutense, sobre cómo las instituciones académicas han sobrevivido al "tsunami" legislativo de los últimos años y por qué la planificación es la asignatura pendiente para lograr una gestión eficiente.
Acerca de Charo
Charo es una apasionada de la contratación pública, disciplina a la que llegó "por casualidad" pero en la que decidió quedarse tras descubrir su valor estratégico. Con más de dos décadas de experiencia, ha desarrollado gran parte de su carrera en la Administración General del Estado y, actualmente, desempeña su labor en la Universidad Complutense de Madrid, la más grande de España. Es una firme defensora de la profesionalización y de ver en cada expediente algo más que "papeles": una herramienta para el interés público.
Las 10 claves sobre la contratación universitaria
- La vocación estratégica: La contratación no es solo llenar papeles; cuando comprendes que cada documento tiene un sentido, te das cuenta de que estás haciendo algo que impacta directamente en las políticas públicas.
- La inmediatez universitaria: A diferencia de un ministerio, la universidad es una administración muy cercana. Cualquier proponente o docente puede preguntarte en la cafetería por qué su contrato aún no ha salido.
- El reto del volumen: En instituciones grandes como la Complutense, el volumen es tal que la plataforma de contratación a veces no puede procesar la carga y requiere ampliaciones de tiempo fuera del horario normal.
- La dualidad de la gestión: Coexisten dos velocidades: la contratación ordinaria de servicios y obras, y la complejísima gestión de la investigación, con proyectos que exigen una agilidad extrema.
- El drama del contrato menor: La reforma legislativa de 2017 fue un trauma para las universidades, que tenían una gestión muy disgregada. Hubo que racionalizar miles de pequeñas compras que antes se hacían sin control centralizado.
- La adaptación por resiliencia: Las universidades han logrado reducir el uso del menor no tanto por la claridad de la ley, sino por su capacidad de adaptación y el uso de sistemas de racionalización como los acuerdos marco.
- La formación como obligación: En un entorno normativo tan dinámico, la formación no debería ser optativa; si trabajas en contratación, es inexcusable estar absolutamente al día.
- El mito de la tecnología mágica: La administración electrónica facilita las cosas, pero no hace magia. Un error en el procedimiento electrónico es mucho más difícil de subsanar que en el papel, lo que exige un rigor extremo.
- La asignatura pendiente de la planificación: Casi nadie publica anuncios de información previa. Sin planificación, lo urgente siempre devora a lo importante y los expedientes se acumulan en picos de trabajo inmanejables.
- El control de ejecución: Es el gran olvidado. Casi nadie tiene tiempo de comprobar si la oferta que hizo el contratista se está cumpliendo realmente en el día a día, más allá de los incumplimientos flagrantes.
La conversación con Charo
¿Cómo llegaste al mundo de la contratación y qué te hizo quedarte en él?
Llegué casi por casualidad, porque era la plaza que había disponible cuando aprobé la oposición. Al principio me mandaron a un organismo pequeño, pero un curso de formación en los Pirineos me cambió la perspectiva. Escuché a ponentes como Alfonso Ruiz de Castanyeda, quien me enseñó que lo que yo hacía ocho horas al día valía para mucho más que llenar papeles. Él le ponía entusiasmo y sentido a la contratación. Desde entonces, hace más de veinte años, no he hecho otra cosa. Si le pones sentido a lo que haces la mayor parte de tu tiempo, el trabajo se vuelve respetable y reconfortante. Entender que la contratación es un puzzle donde cada pieza tiene una utilidad pública es muy agradecido.
¿Qué particularidades tiene trabajar en una institución tan grande como la Universidad Complutense?
El volumen se nota muchísimo. Aunque la ley es la misma y las empresas suelen ser parecidas, la escala es otra dimensión. Es tal la cantidad de datos que manejamos que, en ocasiones, tenemos que pedir ampliaciones de tiempo a la Plataforma de Contratación del Sector Público porque no puede con el volumen de nuestras publicaciones. Además, la universidad goza de una autonomía de gestión muy amplia, pero a la vez es una administración muy inmediata. Te cruzas con el rector o con un investigador en la puerta de al lado y la presión por la rapidez es constante.
La especificidad de la investigación y la gestión del contrato menor
¿Cómo se gestiona el choque entre la rigidez administrativa y las necesidades de los investigadores?
Es difícil. Tienes investigadores que se toman la gestión muy en serio y otros que solo quieren su microscopio para "mirar cosas pequeñas". El gran psicodrama fue la reforma del contrato menor. En las universidades la gestión estaba muy disgregada; cuando sumamos lo que se gastaba en ciertos proveedores por facultades, nos encontramos con cifras que superaban los 800.000 euros en contratos pequeños. La primera redacción de la ley fue un drama porque nos obligaba a desmontar todo el sistema.
¿Cómo se ha resuelto esa situación años después?
Se ha ido normalizando. Las universidades han tomado medidas como los acuerdos marco o los sistemas dinámicos de adquisición. La mentalidad del "menor para todo" ha ido desapareciendo por pura necesidad de control. Ahora la gente sabe que debe acudir a sistemas de racionalización. Hemos pasado de un uso abusivo a entender que el menor debe quedar para lo que realmente es: pequeñas cuantías imprevisibles.
Administración electrónica y errores humanos
¿Cómo ha sido la transición hacia la contratación electrónica obligatoria?
Ha sido un trauma, especialmente para las administraciones más pequeñas. Muchos no se creyeron que llegaría el lobo hasta que lo tuvieron encima. El problema es que el legislador a veces piensa que la tecnología resuelve los problemas por sí sola. En la contratación electrónica hay que hilar muy fino; un tropezón en el procedimiento digital puede anular una licitación entera porque no puedes "cambiar el papel" como se hacía antes.
¿Se ven muchos errores en las publicaciones actuales?
Muchísimos. Si miras las licitaciones anuladas en la plataforma, te encuentras de todo: desde gente que pone la dirección de su casa hasta presupuestos con cifras absurdas como "123456". Muchos errores humanos no permiten corrección fácil en el sistema, y eso genera estadísticas que sufren mucho.
El futuro: formación, planificación y control
¿Qué debería cambiar en la universidad para mejorar su relación con la contratación?
Lo primero es la formación, y no solo de los que estamos en la unidad de contratación. Es vital formar a los técnicos y proponentes para que entiendan qué pueden y qué no pueden pedir. También necesitamos un cambio real en la administración electrónica, no para "hacer el papel en el ordenador", sino para limpiar procedimientos que no valen para nada.
¿Es la planificación la gran olvidada del sistema?
Absolutamente. Es obligatoria por ley, pero como no hay sanciones, casi nadie lo hace. La planificación es imprescindible para que los plazos no te ahoguen. Actualmente, la mayoría de las unidades planifican "de puertas para adentro" o usan un Excel, pero no lo comparten. El resultado es que todo entra de golpe en junio o en noviembre, creando picos de trabajo insostenibles.
¿Y qué ocurre una vez que el contrato ya está firmado?
Esa es la otra asignatura pendiente: el control de ejecución. Casi nadie tiene tiempo de comprobar que el contratista cumple con todo lo ofertado, especialmente en las bajas desproporcionadas. Si un pliego no establece mecanismos claros de control, al final todo queda en la voluntad del contratista. Si la contratación de un organismo funciona bien y se controla la ejecución, el organismo funciona bien, porque los servicios y suministros llegan a tiempo y con la calidad debida.
