Tabla de contenidos
- Diagrama de operaciones para el módulo de Control
- Importar contratos
- Completar información de los contratos
- Configurar alertas
- Gestión de prórrogas
- Control de ejecución
- Gestión básica de garantías
Esquema de primeros pasos para el Control de contratos en curso
Desde la importación automatizada de contratos, la definición de alertas y completar datos de los contratos, el seguimiento de alertas e hitos de control de los contratos en curso hasta su resolución y/o nueva licitación.
En esta guía rápida esquemática se recomienda quien podría realizar cada tarea (Contratación o Unidades promotoras p.ej.) y propone algunas posibles maneras de proceder, que deben tomarse únicamente como sugerencias.
Importar contratos
Importar nuevos contratos detectados como “formalizados” en PSCP/PLACE [Vídeo]
Quién: Contratación o gestión centralizada
Pasos o acciones a realizar:
- Importar contratos de PSCP/PLACE a Control de Gobierto Contratación
Completar información de los contratos
Informar las prórrogas disponibles de los contratos (si tienen o no, cuantas y de qué duración) [Vídeo]
Quién: Contratación o gestión centralizada
Pasos o acciones a realizar:
- Realizar un filtro y crear una alerta para “Contratos pendientes de definir si tienen prórrogas” [Vídeo].
Recomendamos excluir en la alerta aquellos procedimientos para los que no se definen nunca prórrogas (menores, etc). Filtraríamos en este caso para el resto de procedimientos [ver posible ejemplo. - Suscribirse en alerta “Contratos pendientes de definir si tienen prórrogas” [Vídeo ejemplo genérico].
Debe suscribirse cada uno. Notificación recomendada: mensual. - Informar las prórrogas disponibles para esos contratos. De momento hay que hacerlo de uno a uno.
Informar datos básicos de los contratos (Departamento, responsable técnico/administrativo, fecha de inicio, Garantía) [Vídeo]
Quién: Contratación o gestión centralizada
Pasos o acciones a realizar:
- Informar (masivamente) el departamento y responsables de los contratos.
- Informar (uno a uno) la fecha de inicio. Si no se define se toma en cuenta la fecha de formalización.
- Informar (uno a uno) la garantía (período, importe, modalidad…)
Configurar alertas
Ejemplos de posibles alertas a configurar para situaciones comunes:
- Pendiente definir información básica (Responsables, Departamento…) para contratos vigentes Ver propuesta de filtro
- Pendiente informar si tienen prórrogas disponibles o no Ver propuesta de filtro
- Decidir si hay que prorrogar o no Ver propuesta de filtro
- Pendiente comunicar el preaviso de prórroga (quedan < de 45 días) Ver propuesta de filtro
- Pendiente comunicar el preaviso de prórroga (quedan < de 7 días) Ver propuesta de filtro
- Decidir si hay que licitar de nuevo o no contratos que terminan en < 6 meses Ver propuesta de filtro
- Decidir si hay que licitar de nuevo o no contratos que terminan en < 12 meses Ver propuesta de filtro
- Contratos finalizados pendientes de devolución de la garantía Ver propuesta de filtro
- Contratos finalizados pendientes de liquidación Ver propuesta de filtro
- Contratos finalizados pendientes de revisar y cerrar Ver propuesta de filtro
Podemos segmentar (por departamento p.ej.) cualquier alerta que ya hemos creado reutilizándola. Tras pinchar "ver resultados" añadimos el filtro del departamento, pinchamos en "buscar" y ya podemos "crear la nueva alerta". [Ver vídeo para crear nueva alerta a partir de una existente]
Gestión de prórrogas
Ver Vídeo resumen del conjunto de operaciones relacionadas con la gestión de las prórrogas.
Decidir qué contratos (con prórrogas disponibles) se prorrogarán o no [Vídeo]
Quién: Unidades promotoras
Pasos o acciones a realizar:
- Crear alerta por Departamentos “Decidir si se van a prorrogar contratos que finalizan en < 6 meses de…” [Vídeo para crear nueva alerta a partir de una existente]
- Suscribirse a la alerta “Decidir si se van a prorrogar contratos que finalizan en < 6 meses del departamento…”. Notificación recomendada: mensual.
- Modificar el estado de esos contratos a (Se prorrogará, No se renueva/No se prorroga, Se licitará de nuevo)
Informar el preaviso de prórroga realizado y registrar el uso de prórrogas [Vídeo]
Quién: Unidades promotoras
Pasos o acciones a realizar:
- Crear alerta por Departamentos “Contratos que el plazo de preaviso prórroga termina en < 45 días de…”
- Suscribirse a la alerta “Contratos que el plazo de preaviso prórroga termina en < 45 días del departamento…”. Notificación recomendada: semanal.
- Registrar la comunicación del preaviso y registrar el uso de una prórroga
Decidir qué contratos (sin prórrogas disponibles) se va a querer volver a licitar o no [Vídeo]
Quién: Unidades promotoras
Pasos o acciones a realizar:
- Crear alerta por Departamentos “Decidir si se van a licitar de nuevo los contratos que finalizan en < 12 meses de…”
- Suscribirse a la alerta “Decidir si se van a licitar de nuevo los contratos que finalizan en < 12 meses del departamento…”. Notificación recomendada: mensual.
- Modificar el estado de esos contratos a (No se renueva/No se prorroga, Se licitará de nuevo)
- Copiar esos contratos definidos con estado “Se licitará de nuevo” al Plan del año siguiente
Control de ejecución
Definir y hacer seguimiento de los hitos de control de la ejecución de un contrato [Vídeo 3' 35"]
Quién: Unidades promotoras
Pasos o acciones a realizar:
- Crear hitos de control mediante tareas una a una
- Crear los hitos de control mediante asistente de plantilla (disponible próximamente).
- Hacer seguimiento del estado de esas tareas por contrato.
Gestión básica de garantías
Informar las garantías de los contratos (si aplica) [Vídeo 1' 51"]
Quién: Contratación o Unidades promotoras
Pasos o acciones a realizar:
- Informar la garantía de los contratos (período, importe, modalidad…)
- Crear alerta “Contratos finalizados pendiente acuerdo de devolución”
- Suscribirse a la alerta “Contratos finalizados pendiente acuerdo de devolución”
- Informar el campo “Acuerdo de devolución comunicado” y Garantía devuelta (cuando el procedimiento es automático)
