Ver guía rápida con vídeos de primeros pasos del módulo de Control para el seguimiento de contratos en curso.
El módulo de Control de Gobierto Contratación te permite tener una visión completa del estado de todos los contratos en curso de tu organización, con lo que podrás:
- Obtener una panorámica general de los contratos en curso con indicadores y gráficos
- Identificar aquellos que están próximos a finalizar
- Clasificar aquellos que deben ser prorrogados o hay que licitar de nuevo
- Configurar alertas para el control de plazos (prórrogas, garantías, finalización...)
- Exportar la información en formatos reutilizables
Funcionalidades
- Visualización y búsquedas de todos los contratos (en curso, a renovar, finalizados…)
- Alertas (ej. contratos que van a finalizar en menos de 6 meses y que deben ser renovados)
- Historial de un contrato: reúne toda la información sobre la evolución de un contrato en un mismo lugar.
- Prórrogas: controla las prórrogas consumidas, las disponibles.
- EN PREPARACIÓN Visualizaciones, Espacio del Licitador, Control Económico… Consulta el roadmap.
Flujo de Estados de un contrato
Gobierto Contratación propone un flujo de estados para los contratos en curso de acuerdo al ciclo de vida natural de un contrato.
Renovación sin definir
- Cuando un contrato está formalizado, entra en el sistema clasificado como "Renovación sin definir". A través de las alertas configuradas por la organización, los responsables designados podrán definir para los distintos contratos si "Se prorrogará", "Se licitará de nuevo" o "No se renueva / No se prorroga" en función de lo que estimen oportuno.
Se prorrogará
- Cuando un contrato se define que debe prorrogarse, el responsable designado tras recibir la alerta para el preaviso de prórroga podrá registrar las fechas del preaviso, el inicio de la nueva prórroga del contrato y también la fecha de fin del contrato actualizada.
Se licitará de nuevo
- Cuando un contrato se define que debe licitarse de nuevo, el responsable designado por la organización puede incorporar ese contrato al próximo Plan anual que corresponda creando un proyecto relacionado en el módulo de Planificación. Los datos y atributos del contrato serán copiados al nuevo proyecto que luego podrán modificarse des de Planificación: fecha objetivo de formalización, importe, objeto…
No se renueva / no se prorroga
- Cuando un contrato No se renueva, pasará a Cerrado → Terminado una vez llegue su fecha de fin.
Cerrado
- Un contrato puede clasificarse como Terminado o Anulado.
Importación automática de contratos
Gobierto Contratación extrae automáticamente información de las plataformas de contratación, por lo que el grueso de tus datos estarán aquí sin que tengas que hacer nada. Si tienes contratos que todavía no subes a la plataforma (por ejemplo menores), podrás indicárnoslo para poder realizar una importación manual mediante un fichero CSV.
Cuando accedas a tu página de Control verás un indicativo en la parte superior derecha en caso de que haya nuevos contratos que se pueden importar. Si no aparece, es que no hay nuevos contratos pendientes por importar. A medida que se publiquen nuevos contratos en las plataformas de contratación, te irán apareciendo aquí para importar.
Si haces click en Nuevos contratos para importar, podrás previsualizar los contratos que pueden ser importados y seleccionar aquellos que deseas importar. Una vez revisado, puedes hacer click en el botón de la parte inferior derecha: Importar contratos seleccionados.
Si en algún momento has descartado importar algunos contratos, podrás recuperarlos repitiendo los pasos anteriores y luego pinchando en el botón "previsualizar" los contratos previamente descartados.
Exploración de contratos
Dispones de dos modos para explorar los contratos: vista resumen y detalle.
- Resumen: cuadro de mando con indicadores, reportes y visualizaciones para tener una panorámica de todos los contratos. Tenemos el proyecto de crear un generador de informes que estará disponible próximamente.
- Detalle: tabla con los datos básicos de todos los contratos: código de expediente, objeto del contrato, presupuesto, fecha de finalización, prorrogas disponibles, estado. También puedes editar masivamente los contratos con una simple selección para, por ejemplo, asignar contratos a un departamento o responsable, modificar su estado, etc.
En ambos casos el contenido de las visualizaciones o la tabla depende de los filtros aplicados en la barra lateral, que describimos a continuación.
Filtros y Búsqueda
En la barra lateral dispones de una serie de filtros de búsqueda para que todas las personas en tu organización puedan consultar el estado de los contratos. Puedes utilizar los siguientes filtros:
- Texto libre: busca en el objeto del contrato y el código de expediente con un mínimo de 4 carácteres. Ej. “césped” o "2023/13"
- Departamento y Responsable: busca los contratos asignados a un área o departamento, y a una persona responsable.
- Adjudicatario: Filtra por los contratos de acuerdo a su adjudicatario (uno o varios) buscando por nombre o NIF.
- Finaliza en: filtra por la fecha en la que finaliza el contrato, o distinguiendo entre contratos finalizados o no finalizados.
- Estado: filtra por los diversos estados disponibles en función de las decisiones tomadas sobre su renovación o no.
- Prórrogas: para filtrar aquellos contratos con prórrogas disponibles, consumidas, o sin prórrogas.
- Procedimiento y tipo de contrato
- Situación: puedes filtrar por algunas de las situaciones predefinidas a las que prestar atención (pendiente del preaviso de prórrogas, pendientes de liquidación, pendientes de devolución de garantía, etc.)
Los filtros son combinables entre sí, de modo que por ejemplo podrás filtrar por contratos asignados al departamento de Urbanismo, adjudicados al proveedor XYZ, que finalizan en menos de 12 meses, y que son de tipo Servicios.
Cada vez que aplicas un filtro se actualiza la URL, por lo que podrás compartir un enlace a la vista específica que estás viendo en un momento dado.
Exportación de datos
Desde la vista tabla puedes exportar en formato CSV todos los datos que estés visualizando en ese momento. Es decir, que puedes descargar todos los contratos que tengas en el sistema, si no aplicas ningún filtro, o puedes descargar un conjunto de datos determinado (ej. contratos Finalizados, que hayan finalizado en 2020).
Dispones del enlace de descarga en la esquina superior derecha de la tabla. Cuando hagas click, el navegador se descargará un fichero CSV que puedes guardar en tu equipo.
Podrás editar este fichero con una hoja de cálculo para reordenar las columnas, eliminarlas, completarlas, e incluir estos datos en otros documentos o aplicativos.
Con esta funcionalidad podrás preparar tus datos para los distintos organismos a los que hay que rendir cuentas. Si te gustaría disponer de formatos específicos, escríbenos a abre@gobierto.es.
Ficha de un contrato
Gobierto Contratación te permite visualizar una ficha de cada contrato en curso, así como registrar determinada información sobre el mismo.
Ficha de un contrato
En la ficha de un contrato se pueden consultar sus datos básicos: objeto, estado, procedimiento, tipo, código de expediente, fecha de licitación y adjudicación, duración, presupuesto base e importe de adjudicación, así como el adjudicatario. También se puede acceder a una ficha de la licitación y adjudicación en la herramienta de Buscador global.
Al margen de esta información “oficial”, se pueden visualizar los atributos específicos de la herramienta de Control de Gobierto Contratación:
- Estado
- Prórrogas
- Modificación de fechas de inicio/fin y duración del contrato
- Historial
- Comentarios y documentos
- Tareas (para seguimiento de hitos de control p.ej.)
En este apartado se irán incorporando otras funcionalidades para cubrir el día a día de la operativa del control de los contratos en curso (espacio del licitador, control de garantías, cumplimiento y reporting…)
Alertas
Puedes configurar una alerta para recibir una notificación cuando uno o varios contratos cumplan determinados criterios: por ejemplo, puedes crear una alerta que te avise cuando un contrato que Debe ser renovado, finalice en menos de 12 meses, y sea del departamento de Urbanismo.
Cómo crear una alerta
- Configura una búsqueda con los criterios que necesitas.
- Haz click en el botón de la esquina superior derecha Crear una alerta.
- Define un nombre para la alerta, como deseas ser notificado, y la frecuencia.
Esta alerta estará disponible en la galería de alertas de tu organización para ser usada por otras personas.
Ejemplos de alertas que puedes crear
- Contratos pendientes de decidir si deben ser prorrogados, que finalizan en menos de 12 meses.
- Contratos pendientes de decidir si deben licitarse de nuevo, del departamento de Urbanismo, que finalizan en menos de 6 meses, sin prórrogas disponibles.
- Contratos finalizados pendientes de devolución de la garantía.
Próximamente
- Control avanzado de Garantías
- Cumplimiento y reporting
