El plan de contratación de una administración pública es un documento clave que detalla los proyectos de contratos a realizar en un período determinado (normalmente por 1 año). Es una lista de las compras públicas previstas de una administración estableciendo almenos el cuando, por cuanto y cómo (procedimiento, ...).
Además de una obligación y buena práctica es un instrumento clave para anticipar y priorizar las necesidades de contratación, promover su racionalización, eficiencia e integridad, facilitar el descubrimiento de oportunidades a posibles licitadores (pymes, etc) y dar garantías para un uso efectivo y responsable de los recursos públicos.
Errores a evitar en la planificación
Consuelo Doncel (del Ayto. Lora del Río) nos recordaba en el podcast “10 minutos para no liarla con el plan de contratación” que la planificación es esencial para la calidad, eficiencia e integridad de nuestra contratación. Hemos extraído sus recomendaciones sobre los problemas clave a evitar en la elaboración del plan de contratación.
No darle a la planificación la importancia que tiene
La planificación facilita la organización interna del servicio y permite su control y seguimiento posterior. Es clave para definir prioridades y detectar oportunidades de racionalización. Ofrece un marco de integridad para evitar posibles irregularidades administrativas. Además de ser un instrumento para dar a conocer la previsión de compras públicas a los potenciales licitadores que puede estimular la concurrencia, especialmente entre las pymes si se difunde adecuadamente.
Pensar que la planificación es compleja o difícil
La planificación no es un problema de medios, sino de organización y adaptación de las necesidades de contratación al plan. No es necesario hacer un plan extenso, sino uno práctico, realista y aplicable para la organización. Para empezar una hoja de cálculo puede ser suficiente para llevar un seguimiento de los contratos a licitar.
No incluir todos los contratos en la planificación
Es fundamental incorporar todos los contratos, incluso los menores y aquellas facturas que pudieran no tener aún expediente, para tener un diagnóstico completo de la contratación, evitar riesgos de fraccionamiento, posibles solapamientos y permitir identificar contratos recurrentes y oportunidades de racionalizar determinados contratos a través de sistemas dinámicos de adquisición o acuerdos marco p.ej.
No contar con la dirección política en la elaboración del plan
La participación de la dirección política es esencial para definir las necesidades y prioridades de contratación. Sin su implicación, la planificación puede carecer del respaldo necesario, no reflejar las verdaderas necesidades de la entidad y dar pie a problemas de comprensión para su efectiva ejecución.
No contar con las áreas técnicas
La contratación es transversal a todas las áreas y es fundamental anticipar sus necesidades de contratación e involucrar a cada una de ellas en todo el proceso desde la planificación hasta el seguimiento de los contratos para su correcta ejecución.
No realizar un seguimiento de los plazos de los contratos
Es imprescindible conocer la vigencia y plazos de los contratos en curso, posibles prórrogas y llevar un seguimiento adecuado para evitar problemas de planificación y evitar posibles irregularidades por no haber previsto a tiempo la necesidad de una nueva licitació, etc.
No realizar un control adecuado de los contratos
Es imprescindible asignar responsables para todos los contratos, sin importar si son grandes o pequeños. Los responsables pueden informar sobre cómo se está ejecutando, qué problemas hay, resolverlos o identificar posibles ajustes para responder mejor a las necesidades en próximas licitaciones. Por el contrario si los responsables del contrato desatienden su seguimiento, pueden darse problemas por falta de cumplimientos, prestaciones de menor calidad, etc.
No evaluar los resultados del plan y de los contratos
La evaluación es necesaria para saber qué ha pasado con el plan y qué podemos mejorar (contratos no licitados, desiertos, incidencias, etc). Es importante evaluar tanto el plan como la ejecución de los contratos. Cuando tenemos nuestra contratación bajo control, sabemos cuáles son nuestros problemas y tenemos muchas pistas sobre sus posibles soluciones.
Analizar la actividad de contratación, compararla y preguntarse los “por qué” puede darnos información clave para mejorar la calidad, eficiencia e integridad de nuestra contratación.
Descarga la infografía
Puedes descargarte esta infografía (en PDF) para que no se te olviden estos problemas clave a evitar con el plan anual de contratación.
Para saber más
- Conoce todos los detalles sobre el plan anual de contratación en nuestro glosario de contratación pública.
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