“¿Cómo sacas adelante 160 contratos al año con solo 2 personas? Somos Fátima y Lourdes haciendo milagros”
Así de clara arrancaba Ana Rossi, responsable de contratación en Arroyo de la Encomienda, en la charla del CNIS2026: “Cómo utilizar la IA a día de hoy para mejorar y acelerar la creación de pliegos”. No es una exageración. Es la realidad de la contratación pública en la mayoría de entidades públicas: cada vez más cargas y complejidad… y los mismos recursos.
En esta situación, no vale con hacer más. Hay que cambiar el “cómo” lo hacemos. Ana Rossi lo decía así de bonito:
“Hemos sumado a un nuevo miembro al equipo: la IA de Gobierto”
No se trata de incorporar una herramienta y esperar que lo resuelva todo. Se trata que sea un apoyo real al trabajo técnico y jurídico. No es la IA por un lado y las personas por otro. Es una nueva forma de trabajar en equipo.
Un cambio real para:
- Apoyar decisiones con datos reales y no “a ojo”.
- Agilizar y mejorar la redacción y revisión de pliegos, evitando “idas y venidas”.
- Controlar todo el ciclo de la contratación en un mismo lugar: de la planificación al control de ejecución.
En el taller lo vimos con tres ejemplos muy concretos de lo que ya ha cambiado en el día a día del equipo de Anna Rossi.
De estimar “a ojo” a apoyar las decisiones con datos reales
Cuando no tienes un mes para hacer un análisis del mercado tiras con lo que hay porqué no hay margen.
- “Antes, todo era a ojo, a partir de un presupuesto que te manda fulanito…”
- “Ahora podemos analizar licitaciones, precios, condiciones y planificar con datos reales sin invertir días en ello.”
¿Qué prestaciones hay en el mercado? ¿qué precios? ¿cómo se contrata y con que resultados? ¿cuáles son los precedentes de los tribunales en cuestiones conflictivas? Controlar todo esto permite diseñar contratos más ajustados a la realidad, con menos riesgo de errores y mejor fundamento.
“No hemos tenido que dedicar un mes a un estudio de mercado, en una mañana hemos reunido un montón de datos que nos ha permitido hacer una licitación mucho más encauzada y adecuada.”
De los pliegos copia/pega a apoyarnos en la IA para ganar velocidad y calidad
Redactar y revisar pliegos es lento y propenso a errores por falta de tiempo y medios:
- “No se trata de que la IA escriba tu documento. Te da aportes, te consulta datos, te sugiere criterios y amplía tu perspectiva... No escribe el documento sola.”
- “Ahora podemos hacer pliegos de calidad basados en datos reales en mucho menos tiempo.”
Con la IA, el equipo ahora:
- Usa plantillas conectadas a datos del expediente siempre actualizadas
- Evita repicar datos y el riesgo de discrepancias entre documentos.
- Trabaja en “memorias y pliegos colaborativos” apoyando tanto la redacción como la revisión de técnicos y jurídicos.
El resultado es un trabajo más rápido y sólido.
“Si tienes una herramienta que no solo te da datos, sino que además te ayuda a redactar, ahorras tiempo, mejoras la calidad y puedes cumplir con todo lo que se te pide, algo que antes era imposible por falta de tiempo.”
De la foto fija del Excel a una planificación “viva” de todo el ciclo de la contratación
Antes la planificación era estática, implicaba recopilar información dispersa y un esfuerzo muy manual con apenas ningún retorno mas que cumplir la obligación de publicar el plan sin más.
- “El Excel está bien (cuando no tienes nada más)… pero llega un punto que no es suficiente.”
- “Ahora cada proyecto tiene su ficha, sabemos en qué estado está: investigación, redacción, aprobación, licitación… aprovechamos cada dato y hemos ganado en eficacia una barbaridad.”
“Ahora tenemos la planificación viva a lo largo de todo el año. Y cuando llegue el 31 de diciembre, podremos evaluar los resultados de lo que hemos hecho.”
Con esta gestión “viva” de ciclo de la contratación:
- Cada contrato se controla de principio a fin y el Asistente ayuda a completar cada fase.
- El equipo puede hacer seguimiento continuo y evaluar a final de año qué se planificó y qué se ejecutó realmente.
- Se reduce el riesgo que se escapen plazos y se facilita la coordinación de todo el equipo.
Tener la casa ordenada es importantísimo. Todo bien organizado en un mismo lugar y con trazabilidad de todo el proceso para sistematizar las mejores prácticas y prevenir fallos.
Conclusiones: Una nueva manera de trabajar
La experiencia en Arroyo de la Encomienda demuestra que el cambio no es sólo tecnológico, la IA supone cambiar la manera de trabajar para obtener mejores resultados.
“Nos ha permitido cosas que para nosotros hace un año eran prácticamente impensables”.
- Era impensable planificar bien y darle un seguimiento real
- Era impensable evaluar resultados
- Era impensable ya no hacer pliegos de calidad, licitaciones de calidad basadas en datos reales.
“Es como pasar de la Edad Media al Renacimiento para que os hagáis una idea.” Bueno igual allí ha exagerado un poco… 😏
Con esta nueva manera de trabajar:
- Se agilizan tareas repetitivas y se gana velocidad sin perder calidad.
- Se toman decisiones basadas en datos reales y trazables.
- Se integra todo el ciclo de la contratación en un flujo único: planificación, redacción, revisión y control de ejecución.
- Se refuerza la colaboración entre técnicos y jurídicos, reduciendo errores y esas “idas y venidas” de documentos y correos.
En definitiva, el valor real de la IA es cuando logramos que sea parte del equipo para que ayude a organizar, respaldar decisiones y permitir que el talento humano se centre en lo que realmente importa: criterios, juicio técnico y calidad de la contratación.
“La IA viene a ayudarnos, pero las ganas y la ilusión las ponemos las personas.”
No es una IA para aceptar lo que sugiere sin pensar. Es una herramienta para ampliar tu criterio, contrastar con datos y reforzar la calidad y solidez de tu trabajo.
Para saber más
- Vídeo del #TallerGobierto sobre la experiencia de Ana Rossi en Arroyo de la Encomienda transforma el plan de contratación en una herramienta "viva"
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